Vendredi 5 janvier 2018

Cette rencontre VILLE/OMS  se déroule à notre siège pour une raison pragmatique : pouvoir imprimer rapidement les différents états produits pour nos interlocuteurs.

La thématique de cette rencontre : Présentation du tableau de répartition des différents aides (subventions).

Il s'agit d'une temps important, car il représente la fin d'une longue étape de travail d'examen des dossiers et d'enregistrement des données utiles.

Nous avons relaté la qualité médiocre d'un dossier qui, objectivement, ne permettait pas de donner des résultats fiables. Après un long débat, nous avons convenu de reprendre les mêmes informations que l'année précédente.(*)

Puis nous avons abordé la présentation détaillée de nos travaux avec les explications nécessaires pour que nos interlocuteurs comprennent bien notre dispositif et les règles appliquées. Il s'agissait donc de NOTRE PROPOSITION de répartition, prenant en compte le dossier évoqué ci-dessus.

Puis à la demande de l'Élu (M URRU) nous avons apporté des modifications et ajuste-ments  répondant à une volonté de la Ville. Il s'agit donc d'une DISPOSITION exprimée par la Ville. Tous les documents nécessaires ont été fournis à la Ville pour leur permettre d'officialiser les répartitions finales.

Remarque: ces répartitions finales ont été révisées une nouvelle fois en cours de semaine sur une demande express de la Ville.

(*) La qualité insatisfaisantes de certains dossiers, représentent pour notre équipe une perte de temps préjudiciable au rendement de notre mission.

D'une manière générale nous relevons encore trop d'anomalies de toute nature sur les dossiers que nous réceptionnons remis, même si  le nombre de dossiers OK est en légère augmentation.

Le questionnaire futur devra prévoir les aménagements pour limiter le nombre d'erreurs.

 Présents - Ville: R.URRU; P RONGY; L.PRANDT, L. ARNON

Oms : JM BOUISSE; F.BOHIN; M.HEBERT

Révisé le 14/1

Mardi 9 janvier 2018

Première réunion de l'année 2018 pour notre équipe au grand complet. Un bon moment pour se congratuler et nous souhaiter traditionnellement les vœux les meilleurs.

Nous évoquons l'importante réunion de présentation du 5 janvier 2018 (voir ci-dessous) et les décisions de nos élus. Il est important pour notre équipe, et ceci a été bien exprimé entre-nous, que la répartition finale des subventions n'est pas le fait de l'OMS, mais bien de notre travail qui a fait l'objet d'ajustements demandés par nos élus.

Nous avons aussi évoqué le prochain travail de réévaluation du cadre tarifaire motivé par  les différents constats sur les dossiers de subventions remis par les Clubs et les baisses successives N-1 et N-2 des subventions de la Ville. (Nous avons rappelé le 5/1/18, que les propositions d'évolution du cadre tarifaire sont le fait de l'OMS...)

Enfin le Président présente l'ébauche avancée du prochain questionnaire de demande de subvention ce dernier devrait favoriser une meilleure qualité des dossiers.... à suivre.

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Nous terminons cette séance par la traditionnelle galette des rois et autres bienfaits. Par discrétions, nous tairons l'élection des différents "rois" élus lors de cette réunion

Révisé le 14/1

Mardi 16 janvier 2018

Une des étapes finales du traitement de dossier est d'établir une synthèse des travaux que nous avons réalisés en cette fin d'année 2017: (Examen et exploitation des dossiers de subventions.)

Cette synthèse destinée à Mme Le Maire, reprend des données, extraites des dossiers, qui nous apparaissent importantes en matière d'évolution des effectifs et financiers.

Dans le même temps un autre groupe finalisait la demande d'élévation du cadre tarifaire à nos élus, principalement motivé par les baisses successives des aides les saisons précédentes.

Mardi 23 janvier 2018

Une séance à effectif réduit, qui nous oblige à nous "lancer" dans des opérations de périmètre réduit mais qui restent néanmoins importantes.

Tout d'abord, faisant suite à notre travail sur notre proposition d'une révision  "cadre tarifaire".(voir semaine précédente).

Nous sommes sollicités par la Ville pour fournir le détail des différentes tarifications proposées par les Clubs. Un travail de recensement  et établissement d'un tableau récapitulatif sont l'objet d'un premier chantier.

Le second, consiste à éditer les lettres d'accusé de réception du chèque d'adhésion des nos clubs adhérents, mise sous pli et envoi.

Quelques informations sur la nouvelle version du questionnaire, qui nécessite une révision et développement de notre site internet pour être au plus près des responsables et leurs questionnements... affaire à suivre

Mardi 29 janvier 2018

C'est une forte émotion qui a envahi notre groupe, lorsque nous apprenons la disparition de Michel GENDRIER et que les obsèques s'étaient déroulées dans l'intimité familiale.

C'est pour notre groupe un traumatisme de savoir que le créateur de notre association et Président d'Honneur nous a quitté en toute discrétion.

Nous savons que sa disparition affectera toutes les personnes qui l'ont connu tant il était proche du milieu sportif eybinois.

Nous lui dédierons une page spéciale sur notre site.

Passé ce choc, nous reprenons notre activité et tout particulièrement la première tranche des travaux relatifs à la planification des équipements sportifs(gymnase, salles, et terrains)

Puis un travail de recensement pour recueillir toutes les données utiles pour l'envoi des formulaires aux utilisateurs, et des statistiques pour être éclairé lors d'arbitrages.

Semaine prochaine nous devons impérativement finaliser ce travail compte tenu des délais que nous nous sommes fixés.

Mardi 6 février 2018

Malgré un effectif réduit, nous commençons la séance avec un bref rapport du Président des événements qui ont suivi les obsèques de notre très regretté Michel Gendrier, Président d'Honneur.

En effet nous avons été sollicité par la Ville pour rendre un hommage devant le Conseil Municipal , et en présence du fils du défunt M Philippe Gendrier.

Pour les membres de l'OMS il est important et "obligatoire" de traduire sur notre site, l'histoire de l'OMS et de son créateur et premier Président Michel Gendrier.

Nous sommes donc engagés dans une recherche de documents, textes, archives parmi tous nos dossiers et fichiers. Ce travail a bien avancé, nous devrions dans un délai de 15 jours arriver à notre but.

L'autre partie de la soirée fut partagée entre les trésoriers qui finalisaient les comptes de l'OMS et nous consacrer aux préparatifs pour l'envoi des courriers (ville) . Un peu délicate cette année car nous avons réorganisés les feuilles de planification.

Dès demain nous rendrons notre copie, en mettant à disposition du service des sports, toutes les pièces utiles.

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Semaine prochaine nos effectifs devraient être encore limités.

Mardi 13 février 2018

Comme prévu, notre équipe n'est pas au complet.

Si la semaine dernière nous avons lancé la première phase de la planifications des équipements (demandes) via le service Sports de la Ville. Nous recevions déjà les premières réponses...

La soirée a été principalement dédié à rendre hommage à notre Premier Président d'Honneur, Michel Gendrier.

C'est avec beaucoup d'émotions que nous avons consacré la soirée à construire les articles et photos pour exposer sur notre site le parcours exceptionnel de ce Monsieur et l'empreinte qu'il a laissé sur notre Ville. Il fut le fondateur de notre Association et il est de notre devoir de ne jamais l'oublier, et de le faire savoir.

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Semaine prochaine nous devrions nous "lancer" dans l'étude du processus de calcul des subventions et des répercussions de la fin du lissage (amortissement)  des aides.

Travail qui demandera de la méthodologie tant le chantier est vaste et technique.

Mardi 20 février 2018

Une soirée très "spécialisée" !

En effet, à un stade déjà bien avancé, le nouveau questionnaire subventions entre en phase de test. C'est donc notre objectif de cette séance.

2 groupes de travail se mettent en situation "réelle" en reprenant les données 2016-2017 de quelques clubs.

Un temps d'adaptation a été nécessaire  aux testeurs pour découvrir tous les arcanes de ce fichier.

Une certitude, ces tests ont permis de déceler plusieurs problèmes de détection d'erreurs non fondées.... et c'était bien le but de ces tests.

Bien entendu, ils ont été corrigés.

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Le Nouveau questionnaire a vu son onglet "Contrôle" être entièrement révisé , i l devient interactif avec l'utilisateur, et son champ d'analyse largement étendu.

• Bientôt une page spéciale lui sera consacré sur notre site et qui présentera les nouveautés de ce questionnaire (fichier type excel).

Mardi 27 février 2018

Comme prévu, cette soirée est consacrée principalement à l'étude des conséquences de la fin du "lissage des aides" pour la saison prochaine.

2 ans auparavant nous avions informé les dirigeants de l'impact, prévisionnel, de ce passage.

Pour notre équipe, il s'agit d'un moment très important qui doit interroger sur la cohérence des aides en regard des spécificités de chaque Club.

Cette étude ne pouvant de concevoir qu'à la fin de la période de lissage (5 ans).

C'est donc, lors de soirée que notre équipe s'attelle à cette mission délicate et complexe.

Nous avons projeté plusieurs simulations pour les aides dites de fonctionnement. Toute l'équipe s'est fortement engagée dans cette étude.

Semaine prochaine, nous nous engagerons dans l'autre partie des aides dites de compétitions.

Mardi 06 mars 2018

Comme prévu, nous nous engageons dans l'observation (rappel) des différentes aides qui constituent les "aides à la compétition" (Transports-Résultats-Officiels&Arbitrage).

Nous pouvons constater pour certains clubs, que ces aides "compétitions" représentent plus de 50% des aides perçues, qui démontrent leurs utilités.

Sachant que le "lissage" des années précédentes avait pour conséquence de "fausser" les montants des différentes aides. Nous découvrons l'impact du prochain calcul "sans lissage". Nous opérons quelques changements les modes de calcul, et analysons l'impact de ces modifications. Nous observons une meilleure cohérence en regard du niveau d'activité de chaque club.... c'était le but recherché.

Une synthèse de nos travaux sera présenté à la Ville pour lui soumettre nos arguments.

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Un courriel est adressé à l'ensemble des clubs, dans le cadre de la course "Grenoble-Vizille" qui traversera notre commune le Dimanche 1er avril 2018 (matin), et lançons un appel pour toutes les bonnes volontés pour "encadrer" cette manifestation.

Rappelons qu 'Eybens est le point de départ pour les concurrents "randonnée".

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Semaine prochaine correspond à la date limite de retour des demandes de créneaux pour les équipements sportifs.... une mission importante qui va engager notre équipe dans des travaux ... laborieux...

Mardi 13 mars 2018

Le point est fait sur la réception des demandes de créneaux des différents utilisateurs, parmi les membres de l'OMS 1 seul Club manquait à l'appel... un courriel envoyé illico.

Pour les autres utilisateurs nous avisons le Service des sports afin de relancer les défaillants.

L'autre partie de la soirée est consacrée aux préparatifs de notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire qui se déroulera le mardi 6 avril 2018 à la Salle de conférences de la Maison des Association à 19 H 00.

A commencer par un pré-avis par courriel à l'ensemble des dirigeants. Et de la préparation et envoi du courrier postal à ces mêmes dirigeants.

Les invitations viendrons compléter ces préparatifs.

Semaine prochaine nous évaluerons et déciderons de la logistique et documents pour que notre AG se déroule dans les meilleures conditions.

Mardi 20 mars 2018

C'est avec des objectifs différents, que nous abordons différentes travaux qui vont nous occuper pleinement, compte tenu de l'absence de 2 membres.

Le trésorier s'occupe de finaliser et de vérifier la "présentation" qui sera proposée à notre prochaine AG du 6 avril.... ça se rapproche

Autre chantier pour mettre en place, après réception des dernières de demandes (il y a toujours des retardataires ...) , nos moyens mis en place pour travailler sur ce chantier, ont nécessité des réaménagements. Les référencements des équipements ayant été changés.

Par ailleurs nous poursuivons les préparatifs pour la logistique de notre AG, certes ces taches sont récurrentes, mais nécessitent aussi du temps, et de l'attention.

Semaine prochaine nous devrions rentrer pleinement dans la planification des équipements dans sa première phase.

Mardi 27 mars 2018

En raison d'autres "urgences" qui se sont précisées dans la semaine précédente, et de l'urgence à rédiger le rapport d'activités  pour notre AG (qui reste du domaine de notre Secrétaire), nous abordons cette séance par les préparatifs d'émission des lettres avis de subventions qui seront adressés par la Ville cette semaine. Ces lettres sont importantes car elles permettront à chaque dirigeant de connaître le détail des différentes catégories d'aides.

Puis nous entamons les premières manœuvres pour étudier et prendre en compte les demandes de créneaux adressés par les clubs, service ville et autres.

Mardi 2 avril 2018

La première priorité a été de faire le point sur la logistique de notre toute proche Assemblée Générale Ordinaire du  6 avril 2018. C'est effectivement dans les détails que se cachent les problèmes. Derniers ajustements du rapport d'Activités de notre secrétaire, et de sa présentation diaporama.

Le reste du temps, sera consacré aux reports de demandes de créneaux que nous avons reçues et qu'il convient de "poser" sur nos support et en parallèle noter toutes les situations nécessitant un arbitrage. Ce travail de recensement, et fastidieux et comme toujours doit être fait avec la plus grande rigueur.

On se donne RDV ... le 6 avril

Vendredi 6 avril 2018

Actualité importante puisqu'il s'agit de notre Assemblée Générale Ordinaire qui s'est déroulée à la Maison des Associations.

Lors de cette AG , les démissions de Mme Claudine PRAS, Madame Renée BOUISSE, et Monsieur Jean-Marc BOUISSE ont été entérinées.

Un article sera prochainement proposé sur notre site en page Accueil.

Mardi 10 avril 2018

Après notre récente Assemblée Générale, le moment est propice pour faire un "débrif" de ce moment important dans la vie d'une association. Avec un regret exprimé sur le nombre d'absents.

Puis nous continuons notre travail en rapport avec les planifications d'équipement et tout particulièrement le report des listes d'arbitrages sur nos états informatiques afin de les communiquer à la Ville, en vue et pour préparer nos réunions de concertation.

Mardi 17 avril 2018

Soirée plutôt dilettante avec un effectif réduit (c'est les vacances ! ) qui ne permettait de s'engager dans un chantier.

Il est vrai que nous avons transmis au service sport de la ville,en cours de semaine précédente, les différents états pour signaler les points d'arbitrages pour la planification des équipements.

Lors de cette séance nous avons eu la visite amicale de notre ex-membre, démissionnaire, en la personne de Jean-Marc Bouisse. Nous avons donc partagé avec ce dernier un bon moment de convivialité. Il est vrai que Jean Marc a été membre de l'OMS pendant une quinzaine d'années et donc des liens se sont immanquablement tissés. 

Certes une soirée non productive, mais importante sur un plan relationnel, partagé dans la bonne humeur.

Mardi 24 avril 2018

Il fait "beau" dehors, mais malgré tout on se retrouve au complet pour ...

Et bien non tout ne se déroule pas comme nous l'espérions avec un problème de réseau internet. Toutes nos tentatives restant vaines, nous obtenons enfin un contact avec notre fournisseur.... qui nous confirme que pendant 5 ou 10 jours notre connexion sera fortement dégradée...

Après ces moments désagréables, notre bureau directeur (faisant suite à notre dernière AG et des 3 démissions) se réunit pour recomposer les rôles, et en particulier celui de Trésorier et adjoint (pour remplacer Mme Claudine PRAS) . C'est donc le changement le plus notable avec nomination à l'unanimité de Gilbert CASTEJON et Alain MASCIAVE son adjoint. Il s'agit là de l'officialisation de rôles déjà en place.

La composition officielle sera communiquée aux clubs et à la Ville lors de prochain courrier après nos déclarations à la Préfecture (impossible à faire avec la panne de réseau internet).

Puis nous nous répartissons les différentes taches.

Les trésoriers s'occupant de l'enregistrement et de la gestion des comptes de l'OMS

Une autre équipe de finaliser le PV de notre dernière Assemblée Générale

une autre s'attaque à la gestion des fichiers "entraineurs" et de leur actualisation. Ces fichiers ont été révisés pour offrir aux clubs plus d'interactivité pour déceler et signaler des erreurs de saisie. Un travail qui demande beaucoup d'attention.

Semaine prochaine... annonce un mois de mai où les dates ne sont pas propices à une équipe au complet.

Mardi 1er mai 2018

.C'était prévisible... pas de muguet et un effectif suffisant pour créer un groupe : 2

Un point de satisfaction avec un réseau internet à nouveau  fonctionnel, ce qui n'était pas encore le cas la veille. Nous avions du pain sur la planche avec les travaux de photocopies des documents constituant le PV de notre récente AG. Beaucoup de manipulations et tout est prêt pour mettre sous pli.

Puis nous avons, avec internet enfin disponible, fais les déclarations de modifications de notre bureau directeur. L'essentiel est fait reste encore quelques justificatifs à créer.

La soirée est passé très vite. Semaine prochaine notre effectif ne devrait être guère plus fourni mais c'était prévu.

Mardi 8 mai 2018

Réunion... pas vraiment car il faut être au moins 2....

C'est donc l'occasion de "faire le ménage" dans nos archives (nombreuses) et surtout de les réorganiser. Pas très réjouissant, mais un regard sur les méthodes de travail du passé fait prendre conscience des évolutions qui ont marqué notre association.

Semaine prochaine sans doute un léger mieux !

Mardi 15 mai 2018

Après deux semaines "blanches" de nos réunions hebdomadaires enfin nous nous retrouvons avec un effectif suffisant pour reprendre toutes les taches en attente.

• Reprise du traitement des fichiers "entraineurs" qui seront mis à la disposition des clubs dès le mois de septembre avec le dossier questionnaire OMS.
  Ce travail de gestion des archives des diplômes des entraineurs évitant ainsi aux dirigeants des clubs de nous adresser chaque année copie des diplômes.

• Autre chantier avec la déclaration à la préfecture des modifications de notre bureau directeur qui font suite à notre réunion interne du 24 avril 2018 pour réorganiser les fonctions de chacun.
• Envoi du PV de notre dernière AG du 6 avril accompagné des différents rapports. Les courriers sont ventilés dans les boites aux lettres de la Maison des Associations.
• Envoi des courriers et chèques de participation de l'OMS en soutien des organisations initiées par des Clubs.

Soirée pleinement remplie.

Nous restons toujours dans l'attente de la suite de nos travaux de la planification des équipements.

Mardi 22 mai 2018

Toute l'équipe arrive au complet sous un déluge de pluie... détail qui aura son importance.

N'ayant pas eu de suite, de la Ville, à l'envoi de nos travaux préparatoires sur la planification des équipements, nous abordons un champ d'investigation évoqué par le Président lors de notre AG (voir rapport moral).

La finalité est de présenter à nos élus un compte-rendu de nos analyses et réflexions après la phase transitoire de lissage des aides financières. Phase qui est arrivée à son terme.

Nous nous devons d'étudier plus finement les critères mis en œuvre jusqu'alors. Il ne s'agit pas de les supprimer mais de les moduler, de réviser et mesurer les impacts pour être au plus près des besoins de chaque association. C'est tout ce travail d'investigation que notre équipe s'engage.

La nécessité de revoir toutes les bases et rappel de travaux ultérieurs s'est avérée nécessaire. En effet le mécanisme de calcul présente des particularismes selon les aides.

Ainsi nous revoyons et révisons ensemble, sur écran, toutes les facettes de notre outil de calcul. Les échanges se sont avérés utiles pour aborder les analyses.... sauf que..

.... Que d'eau, que d'eau ... la violence de l'orage a provoqué un début d'inondation de notre local... Sans moyens techniques nous avons, à l'aide de serviettes éponges, tenté de résorber au mieux l'eau qui envahissait de toutes parts notre local. C'est environ 40 à 50 litres que nous avons réussi à éponger.

Nous avons mis fin à la réunion alors que l'eau continuait à monter.

Le lendemain notre local était inondé, fort heureusement  les services de la Ville ont pu assécher notre sol. (merci à eux).

Mardi 29 mai 2018

Après les déboires de la semaine dernière qui ont écourté notre séance de travail, nous reprenons nos analyses et perspectives de modulations des critères qui permettent de définir la répartition de chaque ligne budgétaire de la ville affectée aux aides de fonctionnement et compétitions.

Notre outil de calcul est le point central pour élaborer différents scenarios et obtenir des  résultats associés qui seront communiqués à la Ville.

Toutefois nous devrons, également , faire une analyse des aspects financiers de chaque Club pour mesurer et comparer à l'aide de ratios pertinents pour conforter nos propositions.

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Rappel: A ce jour nous sommes toujours dans l'attente d'une réunion nous permettant de finaliser les plannings. Nous regrettons ce retard préjudiciable aux utilisateurs des équipements pour la saison prochaine.

Mardi 5 juin 2018

Les différentes pistes explorées la semaine précédente doivent constituer l'ossature du document qui sera proposé à la Ville. Rappelons que ce document doit relater les propositions de modulation des critères de calcul des aides financières.

L'enjeu est d'en assurer une parfaite lisibilité de nos propositions ainsi que leurs conséquences.  Toute notre équipe s'est donc impliquée pour répondre à ses impératifs.

Semaine prochaine nous devrons être en mesure d'avancer plus encore dans la finalisation de ce document.

Toutefois et simultanément nous devrons traiter les arbitrages de la Ville de la planification des équipement pour la saison prochaine, un travail toujours toujours exigeant.

Mardi 12 juin 2018

Encore une nouvelle fois inondé, notre local est touché par les intempéries qui ponctuent ce mois de juin.

C'est à partir de 15 h que nous avons avec le service des sports (Laure Prandt) finalisé la planification des équipements et par la même occasion , établi les documents qui seront communiqués aux utilisateurs. La validation sera faite rapidement, et sera mis en téléchargement sur notre site. Ce travail a pu être réalisé avec célérité grâce aux travaux préparatoires que nous avions réalisés en avril.

Puis... autre tache : aspirer les 30 litres ou + d'eau qui avait envahi notre local.

A 18 h 30 nous débutons notre séance habituelle avec un effectif au complet. Les référents OMS qui ont assisté l'AG du BBCEP relate cette réunion qui s'est avérée particulièrement longue. A ce titre nous pensons qu'une réhabilitation du document "Réussir son AG".

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La deuxième partie de la soirée sera consacrée à l'élaboration (avec la participation de toute l'équipe) du document destiné aux élus, document descriptif des différentes pistes  d'amélioration des  critères pour le calcul des subventions.

C'est une tache, qui , sans être exhaustive, doit être commentée et argumentée avec la plus grande clarté. Nous devrions dès la semaine prochaine être proche de l'aboutissement.

Mardi 19 juin 2018

Comme prévu nous poursuivons la rédaction du document que nous avions laissé en instance la semaine dernière.

Nous nous réservons un temps pour nous remémorer tous les points importants et assimilé le plan général de notre rapport.

Nous abordons le dernier paragraphe restant à développer...

Enfin nous décrivons des chiffres  qui viendrons viendrons justifier la cohérence des critères et des évolutions proposés.

Pour ce documents restera à intégrer les illustrations qui seront intégrées en cours de semaine.

La deuxième partie de la soirée est d'aborder un autre chantier consacré à l'étude financière de l'ensemble des clubs. Le but est d'apporter des éléments chiffrés, des ratios, ... qui viendront en appui du précédent document.

Nous savons que ce chantier très important peut être rébarbatif. Il conviendra donc d'être attentif à sa qualité de vulgarisation.

Mardi 26 juin 2018

En effet réduit mais motivé nous entamons la séance par la lecture de notre dernier document agrémentée d'illustrations indispensables pour une lecture pratique. Comme souvent, l’œil critique repère des imperfections que nous essayons de corriger au mieux.

La deuxième partie de la soirée nous retrouvons des tableaux particulièrement indigestes pour les allergiques aux  chiffres. Et il sont nombreux s'agissant d'un état récapitulatif des données financières des clubs recueillies sur les dossiers subventions.

Si ce travail n'est pas plaisant il demeure essentiel pour justifier nos choix de modulation des différents critères utilisés pour la répartition de chacune des aides destinées aux clubs.

Si nous avons retenus des ratios significatifs, restera à mettre tout ça en pratique avec les dernières données recueillies.

Mardi prochain 3 juillet nous terminerons la saison sur ce chantier important.

Mardi 3 juillet 2018

C'était prévisible... pour cette dernière séance de travail de la saison, notre effectif était réduit, mais... de qualité.

Une séance pour découvrir les résultats chiffrés des ratios que nous avions définis lors de notre dernière rencontre.

Si ces chiffres font référence à des données de 2 ans, elles représentent malgré tout des informations très intéressantes: visualisation schématique des finances de chaque association et comparaison .

Ces informations sont utiles pour connaitre la pertinence des aides, mais aussi elles font apparaître des aspects et notions susceptibles d’intéresser les dirigeants.

Aussi nous proposerons à toute l'équipe de l'OMS de "monter en puissance" sur ce dossier, avec l'ouverture d'un chantier récurrent.

Nous pouvons imaginer fournir à chaque dirigeant nos analyses comme source d'information pour une gestion éclairée.

Sur cette note optimiste, nous terminons la séance en fixant la date de reprise : mardi 28 aout 2018.

Mardi 28 août 2018

REPRISE de nos réunions pour aborder la nouvelle saison qui s'annonce particulière sur plusieurs aspects liés aux subventions et mode de calcul.... Ce sujet de fut pas abordé dans cette première séance car nous étions en effectif réduit (3).

Ce fut tout de même une soirée au cours de laquelle nous avons effectué des taches délicates avec le paramétrage du prochain et nouveau questionnaire et actualisation du site internet.    La rentrée des associations prévue le 8 septembre sera, pour nous, l'occasion de rencontrer les dirigeants, et s'ils le souhaitent, leur proposer une présentation de ce nouveau questionnaire qui, nous l'espérons, permettra à tous les acteurs de répondre à des exigences de qualité.

Mardi 4 septembre 2018

C'est avec les effectifs au complet que nous abordons cette séance de rentrée. Il s'agissait surtout d'organiser la présence de chacun de nous,  pour la " rentrée des associations". Un moment privilégié pour rencontrer un maximum de dirigeants. Nous serons aussi à la disposition des responsables, pour présenter succinctement le nouveau et prochain questionnaire pour l'obtention des aides financières de la ville.

Un courriel a été adressé le soir même à l'ensemble des dirigeants.

Mardi 11 septembre 2018

Une séance dans le prolongement de la journée "Rentrée des associations" où notre association était présente. Nous faisons un état des lieux de spéciale journée qui nous à permis de rencontrer plusieurs dirigeants, mais aussi faire des rencontres avec des habitants que nous avons pu orienter vers les diverses offres proposées par les Clubs sportifs.

La deuxième partie de la soirée a été consacrée à l'édition des multiples documents et supports dans le cadre du traitement des dossiers Clubs.

Cette année sera particulière avec le nouveau questionnaire qui, nous l'espérons, permettra d'avoir une amélioration sensible des dossiers réceptionnés.

Mardi 18 septembre 2018

Une session de travail  qui a débuté avec une agréable surprise:  la visite de Claudine PRAS notre ancienne trésorière. Beaucoup d'échanges sympathiques au cours de cette rencontre, des moments qui sont l’apanage de relations les plus amicales entre les membres de l'OMS qu'ils soient actifs ou non.

Toujours dans la perspective des retours de dossiers de subventions, nous continuons à "préparer le terrain", avec l'archivage des dossiers anciens.

Le nouveau questionnaire et son format nous oblige à créer des documents références qui nous seront nécessaires lors de l'examen des dossiers. Un travail méticuleux quelque peu retardé par une imprimante capricieuse....

Mardi 25 septembre 2018

Un sujet que nous avons abordé en priorité, qui fait suite à récent article paru dans la presse avec la démission de son mandat d'Adjoint aux Sports de Monsieur Raoul URRU.

Nous restons dans l'expectative des évolutions dans nos relations avec l'équipe municipale sachant la proximité de cet événement. La proximité avec le traitement des dossiers de subventions et plus particulièrement la présentation d'un dossier définissant des ajustements dans les critères de calcul des aides, nous interrogent sur nos prochains interlocuteurs.

Depuis plusieurs mois nous analysons les finances des Clubs. Un projet ambitieux qui devrait être un élément important de réflexion sur la pertinence des critères et mode de calcul des aides financières de la ville. Cela nécessite un travail que l'on peut qualifier de rébarbatif, mais obligé, pour reporter tous les chiffres comptables des associations. Ces travaux révèlent des approximations comptables que nous devrons éclaircir avec le concours des clubs concernés.

Des courriels ont été envoyés aux Clubs pour rappeler la permanence de "pré examen" des dossiers de subventions pour le mardi 2 octobre 2018 à partir de 19 h à notre siège.

Mardi 02 octobre 2018

Soirée particulière que nous attendions "dense" et elle le fut.

A partir de 19h nous recevions les clubs pour un pré examen du dossier de subventions. La formule du nouveau questionnaire ayant soulevé plusieurs problèmes. La version 2 n'ayant pas toujours été téléchargée, version qui corrigeait plusieurs blocages (cellules verrouillées) ou autres anomalies. Restent encore quelques lacunes que nous avons pu relever lors de cette soirée et la plupart solutionnées sur place.

Les correctifs seront, bien sur, appliqués pour la saison prochaine.

Cette soirée a été aussi une occasion de discussions plus élargies et de conseils divers. Ces échanges sont, pour notre équipe, source de satisfaction,  d'autant plus grande que nos interlocuteurs en tire un intérêt.

Nous espérons qu'à réception des dossiers (prévue pour 12 octobre au plus tard) la qualité sera au rendez-vous  et les nouveautés du questionnaire aura été salutaire.

Mardi 09 octobre 2018

Le Président informe les membres actifs de l'OMS de son entrevue( lors d'une AG) avec Monsieur Pierre BIJJAJI ( 1er Adjoint) qui prend en charge le Secteur "Sport" et donc sera notre interlocuteur en lieu et place de M Raoul URRU (démissionnaire).

Nous devrions le rencontrer courant novembre pour échanger sur les questionnements que chaque partie se pose. Une période en phase avec notre principale mission que sont les répartitions des aides financières de la Ville.

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Nous continuons à enregistrer les données comptables des clubs qui nous seront  indispensables pour traduire ces éléments en données comparatives.

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Le Nouveau questionnaire INVESTISSEMENT des DIRIGEANTS (après sa mise à jour) est mis en ligne sur notre site et envoyé par courrier électronique à chaque Président.e.s

Semaine prochaine sera le point de départ de l'examen des dossiers, et le nouveau questionnaire devrait démontrer (nous l'espérons) son intérêt pour la qualité des dossiers.

Mardi 16 octobre 2018

Une séance particulière que toute l'équipe attendait.

En effet le délai de retour des dossiers de subventions est arrivé à terme. C'est donc toute la "mécanique" que l'OMS à mise en place au fil des saisons pour aborder cette première étape.

Un premier constat pour découvrir que les Clubs A.C.E et T.C.D n'ont pas respecté le délai... Nous regrettons ce type de négligence qui devra être très rapidement corrigé pour éviter des mesures prévues dans les conventions.

Mise à jour du site pour actualiser le suivi des dossiers que les dirigeants pourront consulter. Puis le équipes se constituent pour commencer les premiers examens des dossiers reçus. Un travail qui demande beaucoup d'attention et de méthode. Nous espérons que le nouveau questionnaire et le dispositif d'aide en ligne portera ses fruits en matière de qualité des dossiers. En conséquence, l'OMS sera plus intransigeant.

Mardi 22 octobre 2018

Notre tache pour ce mardi est toute tracée: poursuite des contrôles de dossiers de subventions. Avec une première déception de constater que les 2 clubs n'ayant pas retourné leur dossier, n'ont toujours pas réagi. Ceci entrainera des pénalisations sur le montant des aides calculées.

Avec ce nouveau questionnaire montre que la qualité des dossiers est sensiblement meilleure, avec toutefois des bémols qui démontre que les aides en ligne ne sont pas consultées ou non comprises.

Ce travail de vérification se déroule en plusieurs étapes, le cadre général puis les fiches entraineurs et la comptabilité. Pour chacune de ces étapes une gestion particulière. L'équipe de l'OMS est rodée pour cet exercice, avec, en toile de fond, l'intégration de la gestion du nouveau questionnaire.

Une soirée bien remplie ... 

Mardi 29 octobre 2018

Même si notre équipe n'est pas au complet (vacances obligent... ) nous avons suffisamment d'énergie pour poursuivre l'examen des dossiers de subventions. Notre organisation de travail étant désormais assimilée, avec des cibles particulières que sont les fiches entraineurs et diplômes ET les pages consacrées aux finances Charges-Produits et Bilan. Toutes les anomalies sont recensées et feront l'objet de communications aux clubs concernés. Nous regrettons vivement des retards de 2 associations. Les dossiers accompagnés d'un chèque de 10 euros qui renouvelle l'adhésion à l'OMS ces 2 clubs perdront cette qualité....

En fin de soirée nous avisons les clubs du suivi et rappelons, par voie électronique, que M URRU (démissionnaire de son poste d'adjoint aux sports de la ville d'Eybens) est remplacé dans ce rôle par Monsieur Pierre BEJJAJI (1er adjoint).

Aussi, toutes les invitations aux AG des clubs devront tenir compte de ce changement.

Mardi 6 novembre 2018

Tous présents pour une séance ultime, celle de finaliser les derniers contrôles (comptables) du reliquat des dossiers de la semaine précédente.

Tout s'accélère pour mettre en œuvre nos processus de travail et les outils qui offrent beaucoup de facilités pour un travail rigoureux. (édition des fiches d'anomalies) .

6 Clubs échappent à nos contrôles...- " rien à signaler" -

Pour les autres imprimer, mettre sous plis, timbrer ... pour un envoi postal aux dirigeant.e.s.

Mise à jour du site pour proposer en téléchargement les fiches d'anomalies pour chacun des Clubs concernés.

Et enfin un courriel général en direction des Clubs pour les informer de cette étape.

Nous notons que 2 clubs n'ont pas rendu de dossier avec des conséquences sérieuses pour ces derniers.

Semaine prochaine correspond au délai de dossiers "Investissement des Dirigeants" qui est moins lourd à gérer, mais qui font partie intégrante des aides dites "critériées".

Mardi 13 novembre 2018

Pour avancer dans nos travaux et régulariser quelques problèmes sur notre site, nous avons été, sans attendre la date périodique de nos réunions, présents à notre siège. Et de ce fait, des dirigeants nous ont apporté des éléments de régularisations des dossiers. Aussi ce mardi 13 nous complétons l'avancée de nos travaux relatifs aux dossiers principaux avec les justificatifs et autres documents reçus par courrier ou par voie électronique.

C'est mardi prochain que nous devrions avoir de nombreuses visites, afin que les dirigeants répondent aux fiches d'anomalies. - voir suivi phase 1 -

Nous remarquons que plusieurs clubs n'ont pas compris la hiérarchie, ou le tempo pour compléter PUIS imprimer le dossier. Nous essaierons d'être plus explicite dans cette approche la saison prochaine.

Le délai de retour des dossiers "Investissements des Dirigeants" étant arrivé à son terme, nous avons également réceptionné une dizaine de dossiers. Pour ces derniers les premiers contrôles sont réalisés.

Une soirée bien remplie.

Vendredi 16 novembre 2018

Lors de notre dernière AG, nous avons officialisé les démissions de 3 de nos membres actifs : Mesdames BOUISSE Renée , PRAS Claudine et BOUISSE Jean-Marc.

En raison de leurs absences pour des raisons personnelles, nous avions annoncé que le traditionnel cérémonial de remerciements (bien mérités) se déroulerait de façon plus discrétionnaire et néanmoins chaleureuse. C'est donc ce vendredi que nous avons organisé ce moment qui a été particulièrement apprécié par l'ensemble de notre équipe (reconstituée le temps d'une soirée).

Nous développerons un article sur notre site internet pour valoriser l'engagement de nos 3 ex membres.

Mardi 20 novembre 2018

Tenue de LA permanence. Il s'agit pour notre équipe d'un moment important qui permet d'apporter réponses et solutions aux dossiers des Clubs, qui présentent des anomalies ou autres problèmes. C'est aussi un moment privilégié pour échanger avec les équipes dirigeantes et,à ce titre, nous lui accordons de l'attention.

Une soirée avec beaucoup d'effervescence, où nous devons rester sereins pour apporter remèdes et réponses à nos interlocuteurs.

A l'issue de cette soirée qui s'est déroulée dans un climat chaleureux, nous constatons que la qualité des dossiers s'est nettement améliorée et c'est un point de satisfaction.

Les dossiers "investissement des dirigeants" seront, dès la semaine prochaine, notre point d'attention majeur.

Mardi 27 novembre 2018

C'est pour l'OMS un moment important que cette rencontre entre notre président et M. Pierre Bejjaji , 1er adjoint en charge depuis quelques semaines des sports suite à la démission de M URRU. Paul Rongy et Lucie Arnon (Service des sports) étaient également présents.

Cette rencontre a débuté à 16H00 - Il s'agissait en préambule de rappeler l'histoire de l'OMS et des différentes époques où les pratiques étaient différentes. Très rapidement nous avons abordé le sujet le plus important que représentent les "aides critériées".

Après une présentation très détaillée des différents type de critères, propres à chaque catégorie de subventions et du  principe de répartition d'un budget au prorata du nombre de points acquis par chaque association. Nous avons abordé des spécificités des régulations que nous avions mis en place.

Il s'agit d'un aspect important, qui montre que nous avons les moyens techniques d'être réactif et de proposer des ajustements.

Autre sujet abordé, qui fait suite à nos études sur la fin de la période de lissage des aides qui complexifiait  sa compréhension en modifiant les montants de calculs bruts.

Nous remettons à nos interlocuteurs nos propositions d'évolutions qui feront l'objet d'une prochaine rencontre.

C'est vers 18h10 que nous terminions cette séance constructive. Rendez-vous pris début janvier après notre travail de saisie des données recueillies  sur les dossiers de subventions.

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18 h 30

Début de notre séance hebdomadaire où une large part fut consacrée à un debriefing de la rencontre précédente. Il s'agit pour notre équipe d'un point qui nous tient à cœur de montrer que nous exerçons notre mission avec célérité et rigueur.

Puis nous finissons d'examiner les dossiers investissement des dirigeants qui montrent encore (et cela nous désole) que des justificatifs OBLIGATOIRES ne nous sont pas communiqués, et aussi des éléments qui sont "Hors cadre".

Des courriels sont adressés aux dirigeants concernés.

Nous devrons sérieusement réviser ce questionnaire et processus sur un principe semblable au dossier principal. Il s'agit là d'une mission complexe que nous devrons réaliser pour le mettre en application pour la prochaine saison.

Mardi 04 décembre 2018

Enfin .... tous les dossiers de subventions sont "complets" et  ainsi nous pouvons commencer à entrer dans une phase d'exploitation des données.

Dans ce cadre nous observons les derniers dossiers "Investissement des Dirigeants" , et vérifions avec grande attention tous les documents, justificatifs et déclarations transmis.

C'est parfois laborieux, car il convient de nous mettre en condition pour se réapproprier les règles qui avaient été édictées à l'origine. Un objectif est rendre ce document plus exploitable et mieux commentés pour la saison prochaine. ... un chantier à cocher avant les vacances d'été!

L'autre versant de nos travaux sur les dossiers, est donc de saisir sur notre outil informatique, toutes les données utiles pour déterminer la répartition des aides.

Le budget alloué par la Ville devrait rester stable cette année.

La fin de la période de lissage arrivée à son terme, nous devrions ainsi entrer sans une nouvelle phase de stabilité,

Mardi 11 décembre 2018

La semaine dernière nous avions débuté les premières saisies sur notre application dédiées aux "Aides Critériées".

Ce fut donc une soirée très studieuse pour poursuivre cette tache qui, sans surprise, s'est avérée laborieuse et exigeante, avec l'aide aux Transports.

Deux équipes travaillent en parallèle sur ordinateur pour en finalité "confronter" les résultats. ...

Une troisième équipe faisait le point sur le suivi des fichiers entraineurs et la gestion/conservation des diplômes, ce domaine faisant l'objet d'une réorganisation.

Enfin nous publions pour chaque association une lettre d'accusation du dossier de subventions et du chèque d'adhésion à l'OMS validant ainsi cette adhésion à notre Office.

Comme à chaque fois, lors de ces travaux particuliers, nous soulevons des points d'amélioration pour gagner en sérénité et efficacité.

Semaine prochaine, nous devrions être en mesure de finaliser les saisies.

Nous serons alors en capacité de présenter (sur notre site)  des éléments statistiques des données enregistrées.

Mardi 18 décembre 2018

Le calendrier 2018 est bien particulier car mardi (jour de nos permanences) sera pour le prochain, Noël.

Donc cette soirée s'annonce importante car nous devons impérativement finaliser nos travaux d'enregistrements de données pour définir la prochaine répartition des différentes aides financières.

Ces opérations doivent être réalisées avec rigueur. Nos procédures faisant l'objet de contrôles a posteriori.

Nous profitons de ces séances de travail pour détecter des points susceptibles d'être améliorés.

Une autre équipe s'engager l'actualisation de  nos bases de données des contacts.

Mission remplie

Reprise le mardi 8 janvier 2019