Mardi 3 janvier 2017

Et oui on débute l'année avec notre équipe quasi complète et motivée pour "affronter" la fin de saison qui s'annonce particulièrement dense.

Nous évoquons les dernières actualités et en particulier une information importante relative à l'association Pôle Sud 38 Handball Échirolles-Eybens. Il n'est pas de notre rôle de communiquer sur le sujet, mais nous suivons de près ce dossier....

Nous débutons donc l'année en mettant en pratique notre nouvelle organisation transverse, basée sur les 4 groupes de référents.

L'article sera bientôt disponible sur notre site.

Puis nous poursuivons, selon une méthode travail qui s'améliore au fil du temps, notre travail de saisie des données extraites des dossiers questionnaires complétés par les clubs.

Nous finalisons, enfin, ce long travail de dépouillement et d'analyse des dossiers "Investissement des Dirigeants" qui, s'ils ne sont pas nombreux, restent très ardus à réaliser.

Une soirée très chargée où la motivation de chacun, a pu s'exprimer.

Vendredi 6 janvier 2017

Réunion avec la Ville (MM URRU et RONGY)

Cette réunion avait pour but de prendre connaissance des représentants de Clubs qui seront désignés pour, en avant première, prendre connaissance des pistes de travail que nous avons développées dans le Groupe de Travail sur la planification des équipements.

Ces personnes ont été désignées avec des suppléants en cas d'indisponibilités.

La deuxième partie de notre rencontre a pour objet nos calculs de répartitions des aides critériées (toujours en cours).

Nous prenons connaissance (sans surprise) de la baisse - 5% des aides.

Notre prochaines rencontre prévue à notre siège le vendredi 13 janvier à 10 H pour présenter  et communiquer à la Ville le nouveau tableau de répartitions des aides.

Mardi 10 janvier 2017

Grosse pression !

En effet nous devons finaliser la saisie des données pour la détermination des aides (double saisie). Et tout particulièrement les données pour l'aide aux déplacements. Nous le savons que c'est la partie la plus délicate et la plus exigeante en matière de concentration.

Les résultats doivent communiqués à la Ville le vendredi 13 à notre Siège.

Pendant ce temps, une autres équipe faisait une relecture de l'article en préparation sur notre site internet, relatif à notre dernièr Comité Directeur du 1er décembre 2016.

Un courrier électronique, le soir même était adressé aux Présidents des Clubs pour information.

Nous terminons bien tard cette soirée, avec la satisfaction d'avoir rempli notre mission!

Mardi 17 janvier 2017

Suite à l'événement que constitue les difficultés financières de l'association  Pôle Sud38  HandBall, nous prenons connaissance des éléments de presse et des positionnement des villes d'Echirolles et d'Eybens. Il s'agit pour nous aussi de l'intérêt d'alerter la ville comme nous le pratiquons depuis plusieurs années, lorsque les bilans des Clubs nous paraissent alarmant.

Nous évoquons d'ores et déjà l'organisation interne (nouvelle) pour la saison prochaine du contrôle des dossiers de subventions qui seront examinés par les "référents OMS".

Puis nous préparons les éléments d'une fiche de synthèse des dossiers de subventions et des aides critériées qui seront validées lors d'un prochain Bureau Municipal (début février 2017).

Nous établirons alors un article pour aviser les clubs de l'évolution (à la baisse) des lignes budgétaires définies par la ville

Mardi24 janvier 2017

Le calcul des aides pour la saison 2016-2017 arrive à son terme, après avoir obtenu les lignes budgétaires. Elles ne seront communiquées (sur notre site) qu'après validation du Bureau Municipal.

Comme chaque année nous dressons un tableau synthétique à Mme Le Maire, que nous enrichissons au fil des saison.

Par ailleurs nous faisons l'état de cotisations de toutes les associations, dans le cadre d'une prochaine révision du cadre tarifaire. Ces données seront également portées à la connaissance du CCAS pour une session spéciale.

L'édition des convocations du prochain Comité Directeur du 10 février est  réalisée pour un envoi par courrier dès le lendemain.

Lundi 30 janvier 2017

A l'invitation des élus de la Ville d'Eybens, dans le cadre d'un Bureau Municipal, nous avons présenté notre mode de calcul des aides (subventions).

Le travail que nous réalisons chaque saison pour ces aides "critériées" représente certainement la charge la plus importante pour notre association (4 mois de travail)

L'enjeu de cette présentation était de rester dans un cadre général, et d'éviter d'aborder des aspects les plus complexes.

Nous espérons avoir suscité de l'intérêt auprès des élus et leur permettre d'apporter leurs propres réflexions (à venir...).

Mardi 31 janvier 2017

Pour débuter notre séance, un débriefing de la présentation  auprès du BM (voir article ci-dessous). Nous relatons que le cadre tarifaire a été largement évoqué lors de notre rencontre avec les élus.En particulier la possibilité pour les associations d'appliquer des tarifs d'adhésion distincts (eybinois - extérieurs).

Un éclairage plus fin, de l'ensemble des tarifications et l'impact du coût des licences sont des éléments que nous devons examiner avec plus d’acuité.

Ce travail, nous a permis de relever des "anomalies" dans les dossiers Clubs qui feront l'objet de questions auprès des intéressés.

Par ailleurs, nous avons adressé à Mme Le Maire une nouvelle proposition de cadre tarifaire pour la saison prochaine.

Vendredi 3 février 2017

Réunion du Groupe de Travail OMS-VILLE sur la planification des équipements.

Une séance dédiée à la préparation du prochain Comité Directeur de notre association.

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Nos référents OMS ont assisté à l'AG Extraordinaire de Pôle Sud 38 HandBall Echirolles Eybens.

Mardi 7 février 2017

Un temps important est consacré au débriefing des référents OMS ayant assisté à l'AG Extraordinaire de PôleSud 38 Handball Echirolles-Eybens.

Nous engageons les préparatifs pour le prochain Comité Directeur du 10 février.

Par ailleurs nous éditons les lettres de validation de l'engagement des Clubs ayant complété le dossier subventions et s'étant acquitté du règlement d'adhésion (10€).

Pour finir la séance nous prenons connaissance du diaporama qui sera présenté aux clubs, lors de notre prochain Comité Directeur.

Vendredi 10 février 2017

Comité Directeur : Présentation par le Groupe de Travail VILLE-OMS du résultat de plusieurs réunions sur la thématique: "Usages et Planification des équipements Sportif"

Ce Comité Directeur fera prochainement l'objet d'un item sur notre site internet.

Mardi  14 février 2017

Une séance "allégée" qui nous permet d'échanger plus longuement sur plusieurs sujets en particulier notre dernier Comité Directeur et de ses conséquences pour tous les acteurs concernés : Usagers - Ville - OMS.

Nous échangeons sur la perception que peuvent avoir notre environnement que sont les clubs et leurs adhérents, et  les membres du Conseil Municipal et élus. L'importance de notre rôle faisant l'objet d'un cadre délimité par une Convention de partenariat.

La gestion des outils que l'OMS a mis en place depuis plusieurs années, est également évoquée dans un environnement technique qui doit être pris en compte dans sa complexité.

Mardi 21 février 2017

C'est les vacances !!! Pas pour tout le monde ...

En effectif réduit 6 / 11 , nous abordons d'ores et déjà les conditions de travail qui nous attendent pour le traitement de la planification des équipements. Quelques ajustement informatiques s'imposent pour aborder le traitement dans les meilleures conditions.

La deuxième partie de séance est consacrée au lancement d'une étude financière de l'ensemble de nos adhérents.

Il s'agit là d'un travail qui nous permettra d'avoir une vision globale de l'activité financière des clubs. Des ratios à définir, devraient, par exemple, nous permettre de constater les cohérences entre les clubs qui ont des activités de même nature mais aussi d'autres aspects restant à explorer.

Mardi 28 février 2017

C'est toujours  les vacances !!!

Toujours en effectif réduit et néanmoins motivés nous évoquons l'avancé des discussions que nous avons avec les représentants de la Ville.

Puis nous revenons (voir article ci-dessous) sur le dossier d'études et d'exploitation des données financières fournies par nos associations adhérentes avec le "questionnaire OMS - subventions" .

Le but est de pouvoir analyser tous les aspects de financiers avec des objectifs pertinents... qui restent à préciser.

Les premières ébauches lors de notre réunion du 21 février, nous poursuivons  développement d'un outil informatique et traçons d'ores et déjà son cadre général.

Bon travail ... efficace, grâce à la participation de tous.

Mardi 07 mars 2017

Un premier point est fait sur la réception des demandes de plages horaires pour les équipements sportifs saison 2017-2018. Nous notons que le nombre de réponses reste modeste. Pour nos adhérents un rappel (après les vacances scolaires) s'impose.

Pour notre membre actif, G. Castejon, les membres du bureau décide de le charger de mission auprès de Pôle Sud38 Handball dans le cadre du redressement judiciaire affectant ce club. Une première ébauche de lettre de mission est réalisée une partie de notre équipe. Les trésoriers enregistre les dernières écritures pour la préparation du bilan financier por notre prochaine AG.

Les autres membres s’affairent pour enregistrer les données comptables des clubs adhérents, avec l'objectif précédemment évoqué lors nos 2 dernières séances de travail.

Mardi 14 mars 2017

Délivrance de la lettre de mission à Gilbert Castejon (voir l'article précédent)

Pour notre mission de la planification des équipements de la ville, nous faisons les point sur toutes les demandes. Un point de satisfaction pour le nombre de réponses reçues

Nous sommes donc en mesure à procéder à ce fastidieux travail de recensement et de la prise en compte, pour chaque équipement, des désidérata .

Ce travail demande beaucoup d'organisation pour bien cerner tous les problèmes menant à des arbitrages qui seront fait dans un second temps.

Il s'agit d'une mission qui prendra plusieurs séances de travail avec la participation de l'élu aux sports et chef des sports

Mardi 21 mars 2017

Une séance de travail principalement dédiée au traitement des demandes des utilisateurs (Clubs-Ville-Extérieurs) des équipements sportifs. Nous en profitons pour mettre en place un dispositif qui facilitera le travail, et en particulier pour les éventuels et probables arbitrages. La première phase est très laborieuse et nécessite énergie et concentration, mais à l'issue de cette séance nous avons rempli la première étape.

Dès lors les deux prochaines séances seront dédiées aux préparatifs de notre Assemblée Générale.

Mardi 28 mars 2017

Encore quelques demandes de dernière minutes pour la planification des équipements et mis à jour nos travaux.

Cette séance sera principalement réservée aux préparatifs de notre AG qui se déroulera le 14 avril.

Préparation et envoi des convocations et invitations, élaboration du rapport d'activité par le Secrétaire avec l'assistance de volontaires. Les Trésoriers quant à eux, finalisent tous les éléments constituant le rapport financier qui sera présenté en AG.

Enfin, terminer la longue tache d'enregistrement des données comptables des clubs, avec pour objectif des analyses dont l'utilité sera évoquée en AG.

Une soirée bien remplie où chacun a su apporter sa contribution avec efficacité.

Mardi 4 avril 2017

Une séance réservée aux préparatifs, à l'organisation de notre prochaine AG

Derniers ajustements des documents et rapports qui seront utilisés pour le 14 avril.

Mardi 11 avril 2017

On passe aux ultimes préparatifs ... de notre AG

Vivement le 14 !

Vendredi  14 avril 2017

Notre Assemblée Générale... bientôt un article complet en première page !

Mardi 18 avril 2017

En effectif limité, nous faisons le point sur le déroulement de notre dernière AG, et des projets à venir. 

Lundi 24 avril 2017

Une reprise de la "Coordination des OMS de la Métropole" s'est déroulée à notre siège. Les OMS de Grenoble - Fontaine - Vizille - Eybens participaient à cette rencontre qui permettait de faire point via Pierre Arnaud (membre du Conseil de développement métro) qui nous relate les dernières délibérations de La Métropole. Un document qui dénombre 5 objectifs de travail et réflexion. Une prochaine rencontre prévu le moi prochain afin de finaliser un colloque prévu le 14 juin où les Clubs sportifs métropolitains seront conviés et pourront s'exprimer : UNE PREMIÈRE!  

Mardi 25 avril 2017

En comité très réduit, (4) nous avons principalement consacré notre temps au nouveau dispositif relatif au "Chèque Culture-Activités" du CCAS d'Eybens. Une nouveauté qui a été présenté lors de notre dernière AG du 14/4. A cette occasion 13 clubs se sont portés volontaires pour participer à cette extension vers les activités sportives.

La page spéciale consacrée à ce sujet a été ouverte. Cette dernière est susceptible d'évoluer pour faciliter toutes les démarches des Clubs.

Nous espérons que dès la semaine prochaine nous serons au complet car nous avons encore beaucoup de "pain sur la planche"!!!

Vendredi 28 avril 2017

Réunion en mairie en présence de M URRU, Mmes PRANDT et ARNAUD

Thème de cette rencontre qui fait suite aux travaux de recensement de la planification des équipement et des situations nécessitant des arbitrages.

 Prendre connaissance des situations 'litigieuses' et d'envisager des solutions est une première étape. Dans ce parcours nous n'avons pu que traiter la moitié des équipements.

Vendredi suivant nous devrions en terminer de cette étape.

Mardi 2 mai 2017

Si la semaine dernière, nous n'étions peu nombreux... Pour la reprise nous étions au grand complet! La dynamique était relancée.

Le premier temps est consacré à l'élection du Bureau Directeur, dont la composition a été reconduite à l'identique de l'année dernière. (voir ICI)

Après cette réélection le président exprime le souhait d'être assisté de façon plus probante dans la multitudes et diversités des tâches et missions que nous avons à remplir. Souhait très rapidement mis en pratique dans les travaux qui font suite à notre AG et des projets évoqués à cette occasion.

Le PV de notre AG et toutes ses composantes a mobilisé plusieurs personnes (rapport d'activité et moral à mettre en forme) etc.

Les dossiers de planifications des équipements agencés pour permettre un travail encore plus efficace.

Préparation d'une enquête sur la composition des effectifs de l'ensemble des clubs afin que nos travaux et études à venir sur ce sujet soient probants.
Il s'agira d'un fichier type Excel qui sera à compléter.

Par ailleurs nous faisons aussi le point sur le dispositif  "Chéquier Activités du CCAS" après les quelques réponses reçues, nous notons que certains clubs ne daignent pas répondre, et qui traduit un désintérêt de notre association et du rôle qu'elle joue).

Remerciement à tous ceux qui se sont manifestés.

Semaine prochaine nous devrions finaliser le PV de notre AG, envoyer l'enquête à chaque clubs sur la composition de leurs effectifs. Et pour ce dossier nous exigerons des réponses.

Vendredi 5 mai 2017

Réunion de travail avec la Ville pour étudier et recenser les points sensibles (arbitrage) pour des créneaux où les demandes des clubs sont similaires. Si des points sont assez rapidement résolus, d'autres seront suivi de contact téléphonique avec les clubs concernés et si nécessaire de rencontres.  

Mardi 9 mai 2017

Débriefing sur la réunion du 5 mai (plannings), ainsi que la dernière réunion du CVA au cours de laquelle nous avons présenté les dossiers "Projets" et leur fonctionnement. Les Clubs sportifs présents étaient en pays connu. L'objectif du CVA étant d'étendre ce type de dossier à toutes les associations...

G. Castejon (chargé de mission auprès de Pôle Sud 38 Handball) nous informe que devant les difficultés qui s'accumulent, les dirigeants du Club veulent privilégier la "liquidation judiciaire"... affaire à suivre.

Plusieurs travaux sont menés par l'équipe: poursuite de l'élaboration du PV de notre AG et en particulier résumer l'intervention de l'élu, préparation du questionnaire sur les effectifs qui devrait être envoyer à chaque club dès la semaine prochaine.

Les référents du groupe D se chargent de relancer les clubs qui ne sont toujours pas présents sur la "vitrine des Clubs" de notre site. Ce dernier point montre que notre nouvelle organisation permet de travailler sur plusieurs "chantiers" distincts.

Mardi 16 mai 2017

Une séance consacrée dans un premier temps de l'annonce de validation par le CA du CCAS auquel notre Président a assisté. Nous affichons, à nouveau, sur notre site la page spéciale qui avait été masquée une dizaine de jours. Les Clubs "partenaires" sont énumérés et seront informés des informations plus concrètes....

Puis nous finalisons tous le processus de l'après AG avec l'envoi du PV de celle-ci.

Ils ont été déposés dans le boite courrier de la Maison des Associations.

Le prochain chantier sera basé sur la planification des équipements toujours en cours avec les services de la Ville.

Lundi 22 mai 2017

Une rencontre avec la Ville pour prendre en compte les derniers arbitrages réalisés par la Ville pour lesquelles nous pouvons regretter que le dispositif de contrôle pour lequel nous nous étions investi, n'est pas été activé...

Deux semaines devraient nous permettre de "rendre la copie" .

Mardi 23 mai 2017

La moitié des effectifs sont absents (c'était prévu en raison des vacances...)

Après avoir débattu sur le processus d'affectation des créneaux, nous commençons notre travail très méticuleux de l'élaboration des plannings avec une double saisie sous des formes différentes ce qui nous permettra en temps réels de connaître le quota de chaque utilisateur. Ce travail exige beaucoup d'attention mais nous devrions finaliser l'ensemble des tableaux la semaine prochaine.

Lundi 29 mai 2017

C'est à notre Siège que la coordination des OMS de la Métropole se sont réunis avec la participation des OMS de Grenoble, Fontaine, Pont de Claix et Eybens.

Cette rencontre permettait à chacun d'exprimer son point vue sur la proposition d'un courrier à destination des Clubs.

Ce courrier "invitation" pour  assister et participer  à une conférence débat le 19 juin, après une présentation du vice-président de la Métropole Claus HABFAST, de la "Compétence Sports de la Métropole"

Les délais trop courts pour une organisation à la hauteur de l'événement, nous avons opté pour le report de cette manifestation, probablement sous une autre forme.

Cette rencontre est prévue dans la première quinzaine d'octobre 2017 .... un samedi matin.

Affaire à suivre.

Mardi 30 mai 2017

Une réunion très chargée, avec pour objectif prioritaire, la fin de la saisie des planifications des équipements,  une tache plutôt délicate,  première partie étant réalisée la semaine précédente.

Par ailleurs une mise à jour du site internet, et  l'envoi du questionnaire (relatif à la résidence de leurs adhérents) à l'ensemble des associations.

Ce questionnaire devra impérativement être renseigné par chacun des Clubs adhérents.

Ce questionnaire fait suite à l'exposé du Président lors son rapport moral, sur le thème: répartition des effectifs par commune.

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Une prochaine rencontre est prévue avec la Ville le 2 juin  pour finaliser les plannings

Une rencontre également prévue le 6 juin avec une responsable du CCAS pour mettre en place, dans le cadre du nouveau dispositif du chéquier "culture-loisirs", le cadre pratique à destination des Clubs "volontaires".

Mardi 6 juin 2017

14 H 00 - Rencontre avec Mme DREUILLET (Ville d'Eybens) en charge du dossier chéquier "Culture-Loisirs". Nous faisons le point sur l'état d'avancement du nouveau dispositif qui sera mis en place à la rentrée.

Les Clubs "volontaires" recevront très prochainement la convention à signer et retourner au Conseil d'Administration du CCAS. Nous avons décidé d'organiser une rencontre avec les dirigeants en mairie le 22 juin  18 H Salle Fuhais.

A cette occasion nous apporterons aux clubs des renseignements pratiques car la gestion de ce dispositif exige le respect de certaines règles.

Lors de mes échanges avec Mme Dreuillet, un ajustement doit être opéré par nos soins car le processus du calcul de la participation de l'adhérent n'a pas été interprété correctement. (M. Hébert)

18H30 Début de notre réunion hebdomadaire

Un débriefing sur la rencontre en direction des membres du bureau. Des précisions qui vont exiger des modification de la page chéquier CCAS sur notre site.

Nous rapportons également la dernière réunion avec la Ville, avec les derniers ajustements sur les plannings que nous ne mettrons pas en téléchargement sur notre site... les plannings seront adressés par la Ville.

La ville souhaite étudier de nouveaux critères pour la détermination des subventions. Critères que la ville devra prendre sans doute à sa charge, car nous ne pouvons mener de front des taches complexes.

Un mail est adressé aux Clubs volontaires Chéquier CCAS pour les informer la réunion du 22 juin ... (voir premier paragraphe)

Mardi 13 juin 2017

 Après réception des plannings pour la prochaine saison, nous avons été interpellé par le Club de Lutte, et avons fixé ce jour une rencontre avec ses dirigeants.

Les discussions abordent les conditions d'arbitrages qui ont déterminé une forte restriction des plages horaires. Nous expliquons les conditions de l'élaboration des plannings qui ne se sont absolument pas déroulées comme nous pouvions l'espérer (voir article du lundi 22 mai 2017). De toute évidence il s'agit d'une décision "politique". Cette décision demandera à être éclaircie lors de notre prochaine session de travail avec la Ville.

Nous déclarons que nous n'avons pas validé ces plannings et pour cette raison n'a pas été mis en téléchargement sur notre site.

La deuxième partie de la soirée est consacrée au contexte du nouveau Club de Handball et des conditions de détermination du calcul des aides pour la saison prochaine. La rencontre avec la Ville permettra sans doute d'éluder quelques interrogations.

Enfin nous adressons un rappel à destination des Clubs qui n'ont pas donné suite à notre enquête et nous ne pouvons que déplorer ce manque évident de collaboration avec notre instance.

Vendredi 16 juin 2017

 Rencontre avec la Ville (R. URRU, L. PRANDT,L. ARNAUD, P RONGY) - OMS:(JM BOUISSE - M HEBERT).

En se référant à l'article précédent, cette rencontre a principalement concerné les plannings de l'équipement C - Nous avons fermement regretté que les dispositifs que nous avions élaboré ensemble n'aient jamais été activés. Ce qui discrédite l'OMS vis à vis des clubs adhérents, et en même temps démotive notre équipe. Si nous avons entendu des arguments de réponses, ces derniers ne nous satisfont pas et surtout  la méthode employée qui laisse planer un doute sur notre partenariat.

En finalité nous avons appris qu'il s'agit d'une décision qualifiée de "politique". Nous avons rappelé que notre association loi 1901 ... ne fait pas de politique. En conséquence notre association ne peut cautionner les décisions prises par la ville.

Après ce long échange, nous évoquons le contexte du nouveau club de Handball (HBC2E) qui succèdera la saison prochaine à Pôle Sud38 HBall

Et de prôner l'articulation la plus efficace pour que le démarrage de la nouvelle saison se déroule financièrement dans les meilleures conditions. L'OMS va apporter son expertise en proposant des simulations et aussi le process qui pourrait être mis en place.

Mardi 20 juin 2017

 Nous consacrons un temps de debriefing de la rencontre du 16 juin 2017. Les réactions des membres du Bureau sont unanimes pour déplorer cette situation qui met à mal notre statut de représentant des Clubs avec le risque d'un fort discrédit.

Nous adressons aux responsables du club de lutte un compte-rendu de notre rencontre du 16 juin au cours de laquelle nos objections et remarques sont restées vaines.

Nous faisons aussi le point sur le prochain démarrage du nouveau club de Handball, et les options de traitement. Ces derniers points doivent, naturellement, être validés par la Ville.

Mardi 27 juin 2017

 Un point est fait, avec Gilbert CASTEJON chargé de mission auprès de Pôle Sud38 Handball EE, sur la création du nouveau club de handball (HBC2E) et des conditions de démarrage pour la saison à venir. Une relance à faire pour obtenir les coordonnées des nouveaux dirigeants afin pouvoir communiquer efficacement au plus tôt.

Nous faisons également le point sur l'enquête relatif aux effectifs des clubs afin d'établir un diagnostic aussi précis que possible sur l'origine (communale) des adhérents. Malheureusement il manque encore trop de réponses pour établir un constat significatif.

Semaine prochaine RELANCE pour les retardataires!

Mardi 4 juillet 2017

 Dernière réunion de la saison, commentaires sur les derniers événements. L'équipe est déjà sur le départ pour aborder quelques semaines de repos. Puis nous nous retrouvons autour d'un pot agrémenté de plaisirs gustatifs.

Mardi 5 septembre 2017

 C'est la reprise !

Nous sommes "presque" au complet pour cette séance de rentrée. C'est un moment privilégié pour évoquer nos occupations estivales, et aussi d'entrevoir la saison à venir.

Et les nouvelles annoncent des périodes très laborieuses car nous enregistrons le départ de 2 personnes, pour des raisons personnelles et des absences à venir, temporaires mais bien réelles pour les 2 mois à venir.

Cela remet en cause notre organisation interne et celle des référents qu'il conviendra de réaménager ou d'adapter.

En effet la période des dossiers de subventions arrive à grands pas et nous devrons faire preuve d'efficacité.

La prochaine séance s'annonce donc "laborieuse".

Mardi 12 septembre 2017

 Comme prévu, notre effectif est plutôt réduit pour aborder cette séance de travail qui est essentiel dans les préparatifs du questionnaire des demandes de subventions. Mise à jour des paramètres de questionnaire pour actualiser tous les changements survenus au cours de la saison dernière.

Beaucoup plus long a réaliser : l'actualisation des fichiers entraîneurs qui sera mis à disposition des Clubs, quelques atermoiements pour découvrir que nous n'avions pas réalisé ces modifications en fin de saison dernière.... Malheureusement cela nous oblige à repousser d'une semaine la mise à disposition des fichiers en téléchargement sur notre site, car nous n'avons pu actualiser tous les fichiers entraîneurs.

Semaine prochaine nous avons pour mission de finaliser et communiquer aux clubs la mise en route des dossiers de subventions.

Mardi 19 septembre 2017

 Toujours en effectif amoindri, nous avions pour but de finaliser l'envoi des dossiers de subventions. Terminer la mise à jour des fichiers entraineurs et les mettre à disposition des clubs en téléchargement sur notre site. Enfin mettre à jour toutes les informations pratiques sur notre site pour le calendrier du mois prochain.

Semaine prochaine, nous mettrons en ligne le dossier "investissement des dirigeants" qui vient en complément du dossier principal. En outre nous devrons mettre en place tous les documents utiles pour appliquer nos procédures de traitement des dossiers.

Des mises à jour du site seront également à l'ordre du jour (vitrine des clubs)

Mardi 26 septembre 2017

 Un léger mieux (retour de vacances) pour nos effectifs. La bonne humeur est au rendez-vous pour aborder toutes les taches minutieuses et variées pour actualiser nos fichiers, préparer tous les supports et réviser le site internet.

Archiver les dossiers etc etc

Et puis proposer aux clubs concernés de télécharger le dossier "Investissement des Dirigeants" qui permet d'accéder à l'aide financière du même nom.

Beaucoup de changements ont eu lieu fin de saison dernière ce qui nous oblige à être attentif à beaucoup de nos documents de base.

Mission remplie !

Mardi 3 octobre2017

Un retour de vacances qui vient enrichir nos effectifs. Pour cette séance un débriefing sur la session du CVA de la semaine précédente.

Puis après avoir pris connaissance des quelques taches administratives restant à traiter,  nous abordons, ensemble, une "révision" du questionnaire de demande de subventions afin d'être en mesure de répondre aux dirigeants qui se présenteront à notre permanence mardi prochain.

Cette permanence est consacrée au pré examen des dossiers de subventions

Cet examen du questionnaire nous a permis de déceler un bug mineur qui sera corrigé dès le lendemain.

Mardi 10 octobre2017

Avec des effectifs en progression, nous abordons cette soirée "spéciale" s'agissant d'une permanence à destination des Clubs pour un pré examen de leurs dossiers de subventions.

C'est un moment privilégié que nous apprécions car il nous permet des contacts avec les dirigeants. Nous avons pu mettre à l'épreuve notre organisation basée sur les "référents clubs" et ainsi favoriser une qualité dans les relations.

Une séance donc très satisfaisante.

Nos visiteurs: Gym Loisirs d'Eybens - La Gaule Eybinoise - Club d'Escalade - Pétanque Club d'Eybens - Basketball Eybens-Poisat

Mardi 17 octobre2017

Nous recevons déjà les premiers dossiers de subventions de quelques Club, toutefois notre mode opératoire ad'hoc sera activé dès la semaine prochaine.

Ce temps de relâche et un moment pour faire un focus sur la notion d'agrément sport qui a évolué et qui est un marqueur pour nos adhérents. Nous devrons éclaircir ce point particulier afin d'informer nos adhérents que sont les Clubs.

Dans le cadre d'un travail d'étude que nous devrons entamer (après la détermination des subventions), suite notre recensement et collecte des données financières de chaque Club. Le but final est de connaître la "pertinence" des aides calculées en regard de l'activité des Clubs. Ce travail fastidieux se doit d'être rigoureux pour être présenté aux élus et aux clubs.

Mardi 24 octobre2017

Une soirée importante pour notre équipe qui malheureusement n'était pas au complet.

Importante car il s'agissait de réceptionner tous les dossiers de subventions de nos adhérents dont le délai de retour était fixé au 20 octobre.

Constat un club n'a pas retourné ce dossier (ACE) .

Notre processus de travail décliné sur des brochures détaillées nous permettent d'être opérationnels très rapidement.

L'analyse de conformité des dossiers montrent des erreurs récurrentes ou des problèmes d'impression des pages.

Par ailleurs la mise à jour de notre base de données et nos contacts (adresses postales, et électroniques) nous aussi bien monopolisé.

Une soirée bien chargée donc!

Mardi 31 octobre2017

La suite annoncée la semaine dernière pour poursuivre l'analyse des dossiers de subventions. Ces travaux sont désormais assimilés par l'équipe de l'OMS qui opère par étapes. Semaine prochaine nous consacrerons notre participation à décortiquer les listes des entraineurs et les pages dédiées à la comptabilité. Pour ces dernières nous restons vigilants car chaque année le nombre d'anomalies est toujours important.

Mardi 7 novembre 2017

Nous continuons l'examen des dossiers de subventions, et en particulier deux aspects distinct

• Les pages "entraineurs" et le stock des diplômes
• Les pages relatives à la comptabilité

La première série est particulièrement exigeante en matière d'organisation et il faut bien 4 personnes pour répondre à cette mission

La deuxième série  consacrée à la compta exigeant un œil "technique" est tout autant délicate puisque chaque année elle recense une grande part des anomalies relevées.

Nous finissons la séance sans avoir pu finaliser ... et semaine prochaine devrait permettre d'aboutir.

Mardi 14 novembre 2017

Finaliser l'examen des dossiers et répondre à des exigences des délais, tel était l'enjeu de cette soirée.

Le défi a été relevé en travaillant jusqu’à 21h30 avec la participation engagée de chacun. Cet effort nous permettra de communiquer, semaine prochaine, sur le résultat de nos contrôles.

Nous organiserons le 28 novembre une permanence pour permettre aux dirigeants de régulariser les dossiers qui présentes des anomalies. C'est un moment important pour notre équipe.

Nous avons réceptionné aussi les dossiers "Investissement des Dirigeants" et engagé les préparatifs pour en examiner le contenu et valider les montants. Rappel ce dossier entre dans le calcul des aides dites "critériées".

Mardi 21 novembre 2017

Une soirée qui peut être qualifiée d'efficace. Et c'est un point de satisfaction. Les tutoriels que nous avons mis en pratique ont joué un rôle positif dans l'organisation et permis à chacun des membres de l'équipe de participer avec entrain pour finaliser la phase 1 des dossiers de subventions. Courriers et courriels ont été envoyés !

Les trésoriers ont fait avancer la tenue des compte de notre association avec célérité.

Semaine prochaine, le 28 novembre sera le jour J pour rencontrer les associations dont les dossiers ont montré quelques anomalies et manquements....

Un épisode traditionnellement intensif.

Mardi 28 novembre 2017

Séance de travail particulière puisqu'il s'agit de la tenue d'une permanence à destination des Clubs pour lesquels nous avions relevé un certain nombre d'anomalies dans le dossier "subventions". Dans la mesure du possible nous avons organisé les rencontres autour des groupes référents OMS. On peut traduire l'ambiance de ces rencontres pleines d'effervescences de constructives et privilégiés pour échanger avec les représentant de nos adhérents. Là encore notre équipe a été particulièrement efficace pour répondre à des enjeux de qualité.

Seuls 4 clubs ne se sont pas manifestés et d'autres doivent donnés suite à nos recommandations.

Voir le suivi ICI

Semaine prochaine 5/122017 DERNIER DÉLAI pour la régularisation des dossiers !

Reste à examiner les "dossiers investissements des dirigeants" que nous avons mis en attente; puis nous pourrons nous lancer dans la phase de travail fastidieuse, de saisie des données pour le calcul de répartitions des aides.

Une soirée satisfaisante pour toute l'équipe.

Mardi 5 décembre 2017

Toujours axée sur les dossiers de subventions (Dossiers OMS et Dossiers Investissement des dirigeants) nous débutons cette réunion de travail avec plusieurs objectifs par évidents à coordonner et prioriser.

Les dernières régularisations des dossiers OMS permettent les mises à jour et l'actualisation de notre site internet dans la foulée.

Les préparatifs pour la saisie des données sont mis œuvre ce qui est un travail rébarbatif mais qui favorisera assurément le travail sur ordinateur et un gain de temps certain.

Par ailleurs 2 équipes de 2 se chargent d'examiner les dossiers investissement des dirigeants qui, pour certains, ne nous facilitent pas la tache.

Tous les dossiers n'ont pu être examinés voir le suivi ICI en bas de page

Nous envisageons de mettre en ligne tous les conseils pour que ces dossiers répondent à une présentation idéale pour plus d'efficacité....

Mardi 12 décembre 2017

Après une agréable et inattendue visite de notre ancienne trésorière Mme PRAS ..nous abordons cette séance de travail avec la volonté de répondre aux exigences des délais que nous devons assumer avec la Ville pour la détermination des aides financières.

Deux chantiers à ouvrir avec:

1) la saisie des données issues des dossiers adressés par les Clubs

2) la poursuite de l'examen des dossiers "investissement des dirigeants"

Le point 1 : Ce travail délicat est réalisé par 2 équipes de 2 personnes avec confrontation des résultats obtenus ce qui permet de confirmer l'exactitude des saisies.

Exceptionnellement ce travail est effectué aussi par une autre équipe sur une version différente (sans lissage); le but est de vérifier la conformité des calculs et avoir un fichier conforme pour l'année prochaine.

Le point 2 : Terminer l'examen des dossiers "investissement des dirigeants" qui pour certains nous laissent circonspects quand à la compréhension que peuvent avoir les Clubs sur les indicateurs à respecter.

Nous envisageons sérieusement une révision du dossier accompagné de documentation fournie consultable sur notre site.

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Pour la semaine prochaine nous devrons terminer le point 1 avec la saisie des données relatifs aux transports et résultats qui sont, et nous le savons, les plus pénibles et exigeants en matière de concentration.

Mardi 19 décembre 2017

Comme annoncé la semaine précédente, nous terminons la saisie des données pour les catégorie transports et résultats. Nous savons que ces travaux nécessitent beaucoup de concentration tant la grille à compléter est complexe. La confrontation du résultat final entre les deux postes de travail permet de corriger les divergences et démontre que notre choix d'organisation est particulièrement judicieux.

Lors de la saisie nous sommes amenés à constater que des dossiers présentent des  anomalies dans le détail que nous n'avions pas relevé lors du premier examen. Tout cela affecte nos travaux.

Certaines anomalies graves que nous avons constatées, feront l'objet de l'application d'un malus

C'est bien tard que nous avons abouti à la tache si importante que la répartition des aides. Nos travaux seront présentés et détaillés auprès de l'élu et techniciens ville "sport".

Nous nous donnons rendez-vous l'année prochaine en 2018