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Mardi 07 janvier 2025

Après la période des fêtes de fin d'année, il est temps de nous retrouver à la poursuite de nos travaux.

Depuis le 20 décembre 24 nous avons reçu quelques mails qui viennent régulariser partiellement des dossiers de subventions... déjà exploités. Il est donc urgent d'apporter les rectifications des données enregistrées.

La suite nous la connaissons ... la poursuite des données "Transports et Déplacements Compétitions"  pas évident pour les 2 binômes de retrouver les bons réflexes et l'attention de chaque instant...

Cette organisation (double saisie) a montré une nouvelle fois son intérêt avec des résultats différents.  L'enquête rondement menée à permis finalement de certifier les bons chiffres. SATISFACTION!

Cette expérience que nous avons encore des pistes pour améliorer ces lacunes.

Nous faisons un point final et préparons le programme pour la semaine prochaine où nous serons au complet.

A savoir : mise à jour des fichiers "entraineurs" et examen  et contrôle des dossiers "investissement des dirigeants".

Mardi 07 janvier 2025

Après la période des fêtes de fin d'année, il est temps de nous retrouver à la poursuite de nos travaux.

Depuis le 20 décembre 24 nous avons reçu quelques mails qui viennent régulariser partiellement des dossiers de subventions... déjà exploités. Il est donc urgent d'apporter les rectifications des données enregistrées.

La suite nous la connaissons ... la poursuite des données "Transports et Déplacements Compétitions"  pas évident pour les 2 binômes de retrouver les bons réflexes et l'attention de chaque instant...

Cette organisation (double saisie) a montré une nouvelle fois son intérêt avec des résultats différents.  L'enquête rondement menée à permis finalement de certifier les bons chiffres. SATISFACTION!

Cette expérience que nous avons encore des pistes pour améliorer ces lacunes.

Nous faisons un point final et préparons le programme pour la semaine prochaine où nous serons au complet.

A savoir : mise à jour des fichiers "entraineurs" et examen  et contrôle des dossiers "investissement des dirigeants".

Vendredi 20 décembre 2024

Comme prévu notre équipe motivée pour "donner un coup de collier" pour progresser dans notre mission d'exploitation des données recueillies sur les 24 dossiers de subventions. Les rubriques à traiter son nombreuses et chacune a son lot de difficultés. Nous avons commencé par la rubrique "Effectifs" dès la semaine dernière sans difficultés.

Ce jour: Recensement des "encadrants entraineurs" qui reste accessible grâce aux contrôles précédemment réalisés ainsi que pour les "Officiels-Arbitrage". L'enregistrement des résultats où l'attention est exigée.

Voilà une première partie réalisée... Un intermède sympathique nous attend sur l'ancien stade de foot, à savoir un spectacle où l'imaginaire et le rêve était se révélait par la magie des acteurs et actrices, malgré la bise glaciale qui traversait le terrain...

Après cet intermède nous reprenons notre activité pour la partie la plus exigeante, celle de l'enregistrement des données des "Transports". La complexité est présente à chaque ligne et le nombre vient renforcer sa charge.  Il se fait tard et les idées se brouillent ..... nous jugeons que la fin de ce dossier sera terminé en 2025. dès la rentrée.

Mardi 10 décembre 2024

Nous l'attendions il est arrivé. Le dossier subventions d'un retardataire qui a immédiatement, contre le cours de notre programme, fait l'objet d'un contrôle. Ce type de problème (délai non respecté) est particulièrement handicapant dans le déroulé de notre programme à savoir saisir sur ordinateur tous les "ingrédients" recensés pour le calcul des différentes aides.

Après cet intermède nous avons enfin commencé à enregistrer, par 2 équipes distinctes, les données se rapportant aux effectifs (Eybinois - Extérieurs ; Tranches d'ages; Licenciés - non Licenciés) une répartition qui demande un peu de concentration... et malgré tout après confrontation du résultat des 2 équipes ... une petite erreur fut décelée.

Après vérification tout est dans l'ordre.

Nous évoquons la phases préparatoire pour l'enregistrement des "résultats sportifs", cette phase est absolument nécessaire, tant serait complexe d'enregistrer les données à partir des dossiers de subventions.

La soirée passe vite.

Exceptionnellement la prochaine réunion sera prévue le jeudi 20 décembre dès 16h.

Mardi 03 décembre 2024

Toujours dans "l'ambiance" des dossiers de subventions, la consultation de notre messagerie courriels venait apporter son lot de régularisations, mais aussi de PV d'Assemblées Générales émanant de clubs. Désormais tout un mécanisme se met en action pour "préparer" le paramétrage des prochains dossiers de subventions 2025...

Par ailleurs les documents déposés dans notre boite aux lettres venaient répondre à nos attentes celle de régularisation des anomalies ... mais pas toujours satisfaisant ...  :(

La visite d'un dirigeant pour nous confier son dossier "Investissement des Dirigeants" vient compléter la gamme des subventions de fonctionnement.

Nous faisons le point sur la situation générale pour adresser un courrier à nos élus sur la situation des dossiers subventions.

Quelques problèmes techniques nous retardent sur la mise en situation pour engager les premières saisies d'enregistrement des données. IL se fait tard nous repoussons cette étape semaine prochaine!

Mardi 26 novembre 2024

Une séance réservée à la "régularisation" des dossiers subventions comportant des anomalies un rendez-vous avec les dirigeants concernés.

Avant même notre horaire de début de séance nous recevions un premier contact !

Nous consultons des documents réceptionné dans notre boite courrier, qui nous permet de régulariser les dossiers en attente. Et tout au long de la soirée plusieurs visites ont permis les mise à jour immédiatement mise à jour sur notre site à la page " suivi-dossiers-phase-1/ ".

Les anomalies constatées sur les parties comptabilité d'un club ont été plus complexes à identifier et nous ont permis d'apporter les solutions de régularisations diverses en présentiel avec le trésorier.

Par ailleurs nous avons reçus des dossiers distincts et facultatif :"Dossier Investissement des Dirigeants" ,qui font partie de la gamme des subventions de "Fonctionnement"

Une soirée bien chargée finalement.

Mardi 19 novembre 2024

Dans la continuité de notre programme deux équipes s'engagent dans un programme rigoureux de synchronisation pour respecter et ne pas éluder des points essentiels.

En effet le contrôle des pages dédiées à la comptabilité et tout particulièrement les Bilans qui doivent cohérents avec ceux de la saison précédente. 

Nous avons mis en place un petit programme facilitant les calculs et détectant ainsi les dossier dits "incohérents".

L'édition des fichiers PDF de relevé des anomalies sont édités puis mis sur notre site pour mise à disposition des dirigeants des clubs concernés.

Pour clôturer et comme annoncé nous adressons des courriels à chaque dirigeants pour leur permettre de découvrir leur situation AVEC ou SANS anomalies.

Séance très dense et instructive sur les points à affiner.

Mardi 12 novembre 2024

Nous savions que cette session serait chargée et elle le fut. La poursuite du double contrôle des dossiers accapare les 2 doublettes constituées, il s'agit d'être rigoureux et attentif car le questionnaire regorge de points de détails multiples.

A la fin de cette première phase en fin de soirée restera le regard des trésoriers que les pages consacrées aux documents comptables et précisément le BILAN.

Cette page nécessite de consulter le dossier de la saison précédente pour déceler des incohérences. Pour gagner en efficacité sur ce point, nous avons mis en place (NOUVEAU) un fichier Excel qui nous permettra gagner un temps précieux. Semaine prochaine ce fichier sera prêt et nous permettra de valider ou non la comptabilité.

Nous devrons coordonner et suivre la bonne chronologie de nos travaux pour finalement mettre en ligne les fiches d'anomalies à destination des Clubs concernés avant 19h30.

Mardi 05 novembre 2024

Dans les starting-blocks toute l'équipe est prête pour engager les premiers contrôles des dossiers de subventions reçus. A l'aide des supports guide la mise en œuvre s'en trouve plus aisée et désormais l'expérience est un atout pour que les 2 doublettes constituées progressent efficacement.

Pourquoi DEUX doublettes? -> c'est pour assurer un maximum de sécurité en faisant 2 contrôles pour chacun des dossiers de subventions.

Cette prudence s'avère être justifiée avec les constats des années précédentes.

Cette phase de contrôles montre que quelques clubs ne sont pas attentifs aux réponses données à l'onglet DEPART qui constitue le paramétrage de leur propre dossier. (pages à imprimer, ...).

Suite à la visite importune sur notre site internet sur des pages protégées relatives en particuliers à "l'aide en ligne" du fichier "Excelcompta" qu'une dizaine d'association utilisent.

Nous avons modifié le mot de passe d'accès. Nous avons adressé aux clubs concernés le nouveau mot de passe.

Mardi 29 octobre 2024

Une session de travail avec un effectif réduit mais nous sommes encore dans la situation à terme fâcheuse de ne pas disposer de l'ensemble des dossiers de demandes de subventions. Le délai de 15 jours étant dépassé.

Nous mettons en œuvre notre process de réception des 3 derniers dossiers reçus, qui va de pair avec le traitement des PV d'Assemblée Générale reçus (scan et archivage dans notre base informatique).

Tout fichier PDF directement envoyé par courriel nous fait gagner un temps précieux.--- Avis aux Clubs :)

Nous en profitons pour améliorer des documents supports propres à cet phase de traitement.

Un rappel est adressé aux 2 clubs retardataires (en rouge).

 Semaine prochaine nous débuterons dans la phase de contrôle des dossiers.

Mardi 22 octobre 2024

Séance particulière correspondant à la date limite de retour des dossiers de subventions que les Clubs adhérents doivent nous transmettre. Cette séance fut très animée tout d'abord par le nombre de dossiers recueillis dans notre boite courrier, en faisant un premier contrôle sur les points particuliers des pièces jointes exigées (chèque 10€ - assurance - pv AG .- RIB .)  en notant toute modifications des dirigeants.

Cette phase fut prolongée et  animée par plusieurs visites de dirigeants nous transmettant en direct leur dossier. Plusieurs incertitudes et correction furent nécessaires et munis du fichier nous avons pu fournir des explications et/ou régler quelques imperfections. Ces rencontres sont pour notre équipe représentent des moments privilégiés.

Nous déplorons l'absence de 5 associations ne respectant pas le délai, parmi lesquelles 2 associations s'excusant du retard annoncé.

Nous déplorons comme chaque année ces retards fâcheux pour les nombreux travaux que nous avons à mener pour déterminer la répartition des aides.

Des courriels de rappel seront envoyés le 23/10.

Mardi 22 octobre 2024

Séance particulière correspondant à la date limite de retour des dossiers de subventions que les Clubs adhérents doivent nous transmettre. Cette séance fut très animée tout d'abord par le nombre de dossiers recueillis dans notre boite courrier, en faisant un premier contrôle sur les points particuliers des pièces jointes exigées (chèque 10€ - assurance - pv AG .- RIB .)  en notant toute modifications des dirigeants.

Cette phase fut prolongée et  animée par plusieurs visites de dirigeants nous transmettant en direct leur dossier. Plusieurs incertitudes et correction furent nécessaires et munis du fichier nous avons pu fournir des explications et/ou régler quelques imperfections. Ces rencontres sont pour notre équipe représentent des moments privilégiés.

Nous déplorons l'absence de 5 associations ne respectant pas le délai, parmi lesquelles 2 associations s'excusant du retard annoncé.

Nous déplorons comme chaque année ces retards fâcheux pour les nombreux travaux que nous avons à mener pour déterminer la répartition des aides.

Des courriels de rappel seront envoyés le 23/10.

Mardi 15 octobre 2024

Séance dédiée aux dossiers de subventions et tout particulièrement pour les clubs souhaitant un "pré examen" de leur dossier. Nous avions défini une heure d'accueil certainement mal adapté à notre présence effective dès 17H... nous devrions en tirer expérience! Nous avons eu 3 visites pour des dossiers qui ne présentait pas d'erreurs repérées par le questionnaire (fichier Excel) . C'est donc tardivement que nous avons terminé cette phase particulière qui a permis malgré tout d'avoir des échanges toujours instructifs.

La semaine prochaine sera la date limite de retour des dossiers de subventions ... et nous espérons avoir 100% de satisfaction. Ce jour nous avons déjà 8 associations recensées sur le suivi Phase1 .

Mardi 8 octobre 2024

Toujours dans le cadre de la proximité de la date de retour des dossiers de subventions nous "préparons" notre site internet pour faire table rase du "Suivi des dossiers Phase 1" . Cette opération permettra d'aborder plus sereinement la période "tendue" de réception des dossiers.

Nous sommes alertés par le courriel d'un club qu'un signalement d'erreur est mentionné sur l'onglet "Controle" du dossier de subvention.

Le problème est rapidement décelé relatif à l'année 2024 qui est une année bissextile.

Aussi nous adressons à ce club son fichier corrigé et adressons un courriel  en fin séance à l'ensemble des Clubs pour relater ce problème.

Nous avons la visite de la secrétaire d'un Club pour examiner son dossier de subventions. Nous en profitons pour corriger son fichier du pb "bissextile".

C'est aussi l'occasion d'échanger sur plusieurs points sensibles évoqués par ce club.

Une séance studieuse.

Mardi 1er octobre 2024

L'équipe de l'OMS au complet abordait cette séance sans la pression des fameux dossiers de subventions, pression qui serait plutôt du côté des dirigeants des clubs adhérents. La lecture traditionnelle de notre messagerie nous imposait les différentes mise à jour des adresses mails de nos contacts, de notre base de données "Dirigeants Clubs" pivot incontournable. Mise à jour du site OMS également.

Nous répondons favorablement à une demande de participation à l'achat de trophées.

Enfin nous élaborons des étiquettes courrier qui nous dispensera de l'achat de tampons encreurs toujours sujet à des "bavures" .:)

Nous avons reçu le 2eme questionnaire de subventions ... et attendons impatiemment un flux plus important. :)

Mardi 1er octobre 2024 - matin

Une séance d'assistance "comptabilité" dans le cadre de l'application sous Excel et le seuil qui concerne l'arrêté final de l'exercice comptable. Assistance qui s'est avérée laborieuse et chronophage pour trouver réponse à une situation anormale. En outre l'enregistrement nouveau des "Immobilisations" exigeant des explications techniques prolongeait cette séance qui finalement  fut très "instructive".

Mardi 24 septembre 2024

Nous sommes encore dans une période où l'effervescence des dossiers de subventions n'est pas activée. Nous réglons les points importants sur notre messagerie. Nous faisons le point sur les évolutions des équipes dirigeantes de certains clubs.

Nous adressons une requête auprès de la Mairie et ses élus pour faire évoluer le "cadre tarifaire" qui fixe les montants maximum des adhésions membres faites auprès de leurs membres. Le Cadre tarifaire N°2 limitant le montant de l'aide de "fonctionnement adhérents" à 150€. Nous estimons que ce montant n'a jamais évolué depuis l'origine,  ainsi nous demandons une réévaluation à 200€.

Il nous reste plusieurs "chantiers" interne qu'il conviendra de faire progresser rapidement avant le retour des dossiers de subventions retournés par les Clubs.

Mardi 17 septembre 2024

C'est avec une équipe réduite que nous abordons cette séance avec oh surprise la réception d'un dossier questionnaire c'est donc le moment de nous mettre en situation et éditer les documents qui nous sont nécessaires pour cette première phase des "dossiers sub". Nous avons la visite d'un dirigeant pour préparer au mieux le questionnaire de demande de subventions.

Nous procédons à un rappel aux adresses mails des Clubs, touchant ainsi d'autres personnes que les Président.e.s.

Nous préparons le prochain dossier" Investissement des Dirigeants" qui viendra compléter les "Aides de fonctionnement". Semaine  prochaine nous aviserons les Clubs de la disponibilité de téléchargement de ce  dossier spécifique.

Quelques taches administratives viendront clôturer notre séance.

Lundi 16 septembre 2024

Coup de pouce pour un trésorier qui doit aborder la fin d'exercice et obtenir les documents nécessaire à l'établissement complet du questionnaire de subventions.

Quelques problèmes techniques sont venus "parasiter" ce travail nécessitant de redémarrer sur un fichier OK pour le nouvel exercice.

Mardi 10 septembre 2024

La nature de cette session était connue de l'équipe: lancer la campagne des dossiers de subventions et régler les "affaires courantes" :réponses au courriels et suivi.

Ainsi la mise en ligne du questionnaire 2024-2025 nécessite le paramétrage du questionnaire bien connus des dirigeants (anciens) et nous resterons à l'écoute des dirigeants nouveaux....

La mise en ligne impose également un mise à jour de notre site internet pour actualiser les différentes dates et délais importants sur la page Infos au Associations.

Après ces mises à jour un courriel est adressé à chaque dirigeant précisant le mode d'accès à ce nouveau questionnaire.

Un autre dossier "Investissement des Dirigeants" sera disponible probablement semaine prochaine.

Par ailleurs un importante mise à jour pour une association dans section "Vitrine des Clubs" page très consultée en cette période de reprise des activités.

Un courriel est envoyé à un club qui manque de visibilité sur cette page.

Mardi 03 septembre 2024

Avec les mêmes effectifs que la semaine précédente, nous abordons cette séance avec la proximité de la campagne des subventions.

C'est l'occasion de faire le point sur les informations émanent  de nos adhérents (nouveaux dirigeants) .

C'est un ensemble de procédures que nous devons alors réaliser.

Nous profitons de ces moments particuliers pour synthétiser notre process, dans le but de créer une fiche d'instructions très détaillées.

Cette fiche devra être illustrée qui demandera  quelques heures pour la finaliser et la rendre opérationnelle.

La prochaine "rentrée des associations" sera l'occasion de rencontrer nos adhérents.

Mardi 27 Aout 2024

C'est la reprise pour une nouvelle saison avec l'équipe partiellement réunie. Une séance qui permet de rencontrer Mme Mathilde Villain pour "coordonner " ensemble la période de demandes de subventions: Les Projets Ville et les Questionnaires OMS.

Ainsi la date limite de retour des dossiers pour cette saison est fixée au 22 Octobre 2024.

Après cette entrevue constructive, nous prenons d'ores et déjà en compte les nouveaux dirigeants de plusieurs Clubs avec une mise à jour sans la rubrique "La Vitrine des Clubs".

Nous serons présents lors de "rentrée des associations" qui se déroulera samedi 7 septembre au Gymnase Fernand Faivre.

Nous opérons quelques manœuvres pour notre cloud dropbox....

Semaine prochaine il conviendra de lancer les prochains et traditionnels questionnaires de demandes de subventions à destination des Clubs.

Mardi 25 juin 2024

Presque au complet pour cette dernière réunion programmé pour la saison. Nous consacrons un temps important sur notre matériel d'impression pour lequel nous disposions d'un contrat spécifique (paiement à la consommation) depuis de nombreuses années. La typologie de notre imprimante A4 + A3 fait que le renouvellement de notre contrait n'est plus possible. Nous envisageons toutes les possibilités d'usage de notre matériel très performant et rechercher une société locale susceptible de nous porter assistance en cas de besoin.

Nous évoquons aussi la réorganisation de nos nombreux fichiers pour apporter plus d'efficacité lors de nos travaux.

Cette séance finalise notre saison, en attendant le reprise de septembre. ...

Mardi 18 juin 2024

En effectif réduit (3) -Nous commentons les modifications  venir pour un Club, lors de sa dernière AG. Notre présence a permis de proposer une rencontre à la rentrée prochaine avec les membres du CA.

Puis en interne nous commençons un long travail de réorganisation de nos fichiers hiérarchisés pour la plupart depuis de nombreuses années. Plusieurs phases seront nécessaires en premier lieu en éliminant ceux qui sont inutiles et ou obsolètes. 

Ce travail devrait rationaliser plus encore notre organisation où les détails devront respecter une certaine logique connue de toute l'équipe.

Mardi 11 juin 2024

Comme prévu notre séance de travail interne a été de courte durée car nous participions dès 18h  à la réunion initiée par la Ville pour évoquer et participer aux enjeux des aides dites "sur projets" à destination des associations eybinoises.

Ce fut l'occasion pour notre association d'évoquer succinctement les aides sous critères existantes.

Les échanges entre associations lors de dette soirée ont été riches de commentaires et de suggestions, mais aussi de questions.

Nous devrions avoir un compte rendu des organisateurs pour mieux apprécier encore les procédures qui seront mis en place.

Mardi 04 juin 2024

En faisant référence au 27 et 28 mai, effectif +2-1. Ce qui suppose que nous commençons par faire un débriefing auprès des membres absents ces jours. Il est important que toute notre équipe soit sur la même ligne chacun.e de nous pouvant aussi apporter des nuances.

Puis nous revenons sur nos objectifs divers se répartissant avec le trésorier pour enregistrer les opérations comptables qui se sont cumulées après le travail de numérisation qui va de pair l'organisation et enregistrement des fichiers ainsi créés.

Par ailleurs nous continuons le travail ingrat de "fouiller dans nos archives papiers résiduelles" afin d'en mesurer l'importance et finalement en éliminer une partie notable ...pour destination poubelle.

Nous avons la visite de Mathilde Villain  qui nous informe que la semaine suivante nous serons invités à participer à une réunion sur nouveau! : les critères d'aides sur projets de nos adhérents (Clubs) réunion qui débutera à 18H. Par ailleurs elle nous apprend que notre demande de faciliter le travail de numérisation à destination de nos boite mail sera désormais automatique.

Merci d'avoir ainsi répondu à notre requête.

Jeudi 30 mai 2024

En matinée nous apportons aides et conseils à un trésorier qui utilise l'outil proposé par l'OMS.

Une séance qui permet de rappeler les fondements et principes  de cet outil , ainsi que l'aide en ligne proposée.

Par la même occasion la clôture des comptes financiers pour le club, pour être prêt pour démarrer un nouvel exercice comptable.

Durée environ 2h

Mardi 28 mai 2024

En effectif restreint (3) nous abordons la séance par un rapide "débrif" de la réunion Ville de la veille (voir c-dessous)

Puis nous poursuivons toujours et encore de travail de numérisation de nos archives qui arrivent à terme...

Quelques "méfaits constatés" sur l'absence de saisons dans nos archives,  constats qui sont la conséquence de notre déménagement dans la précipitation et le volume des documents à traiter.

Une attention est portée à l'appel d'un trésorier ... affaire à suivre

Lundi 27 mai 2024

Réunion Ville à laquelle sont invités les associations membres de l'OMS - Thème principal la multiplicité de demandes d'usages d’équipements (gymnase) sachant que la saturation est aux heures de "soirée". Les échanges des participants ont permis d'établir des cadres stricts pour l'entrée de nouveaux usagers et pour certains potentiellement  adhérents à l'OMS.

Un synthèse de la Ville, sera transmise aux participants.

Mardi  21 mai 2024

C'est un peu la "routine", mais derrière ce terme la numérisation des documents (questionnaires subventions et AG Clubs) continue et mobilise toute notre équipe.

L'organisation de nos fichiers ainsi constituée doit être pratique et facile d'accès, nous sommes au point sur le sujet.

Nous savons que ce sera au bénéfice d'une gain de place et d'une gestion de nos armoires déjà saturées.

Lundi nous aurons une réunion en mairie où seuls 2 d'entre-nous pourrons être présents.

Mardi  14 mai 2024

Les courriels récents sont parfois sujets à attention particulière... Ce fut le cas pour débuter notre séance de travail. Nous disposions d'un contrat d'usage et maintenance de notre imprimante laser (importante en taille et poids! ) ce contrat est arrivé à son terme depuis le début de l'année. Pas d'alerte encore notre imprimante possède une capacité d'impression encore importante. Un dossier qui fera l'objet d'études plus poussées.....

Nous continuons toujours ce travail de numérisation des dossiers de subventions passés "il en reste encore :-( "

Ce travail d'archivage concerne également les PV des Assemblées Générales de nos membres. Toute une organisation pratique doit être mis en place pour être efficiente.

Par ailleurs nous préparons pour notre site, le prochain article dédié à notre dernière AG du 19 avril.

Qui sera disponible dès le 15 mai en page Accueil.

Mardi  7 mai 2024

Après lecture des courriels et informations diverses, nous prenons date pour le 27 mai en mairie pour répondre à l'invitation des élus et technicien de la ville... le contenu restant à découvrir.

Nous profitons pour "faire le tri" dans nos documents officiels qui serviront sans doute à cette prochaine rencontre.

Dans la lignée de notre dernière AG et après avoir constitué tous les fichiers PDF (PV; Rapports;Liste) pour les adresser aux représentants (Président.e.s) des associations adhérentes.

Nous sélectionnons les photos de notre  qui illustrerons notre site internet lors d'un prochain article en page d'Accueil.

Mardi 30 avril 2024

Le programme de cette session est déjà affiché au tableau et chacun sait le secteur qui lui dédié.

En premier lieu rédaction du procès-verbal de notre AG qui naturellement est en charge par le "secrétariat". Des discussions s'engagent sur les points de détail qui doivent être évoqués ou non... Ce PV sera accompagné des différents rapports présentés lors de l'AG (rapport moral du président, rapport d'activités de la secrétaire et rapport financier par le trésorier).

Par ailleurs à la demande de la Ville, nous nous lançons dans une tache qui nous devient familière, la numérisation des derniers dossiers subventions numérisations coordonnée avec l'archivage dans nos répertoires spécifiques. Puis finalement envoi par courriel au service sport de la Ville.

Au cours de cette cession nous examinons les photos qui ont été prises lors de notre AG ces photos devraient illustrer l'article sur notre site internet de notre dernière AG.

Mardi 23 avril 2024

Dès 14h30 : assistance technique sur l'outil "comptabilité" de l'OMS à la demande d'un club.

Ce type de rencontre est justifié pour les personnes qui s'initient et découvrent les techniques comptables les plus courantes pour aborder ensuite des points plus complexes. Longue session pour éluder différents aspects et noter les solutions. Ceci devrait aussi permettre d'améliorer sur notre site les pages d'aides en ligne.

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17h00 : Toute l'équipe est réunie pour, tout naturellement, faire un "débrif" sur notre dernière AG du vendredi 19/4.

Nous passons en revue du déroulé AG au buffet tous les points et notons tous les améliorations à envisager.

Ce recensement est en quelque sorte le "brouillon" pour établir le PV de cette AG qui fut apaisée.

Nous notons des absences répétées depuis plusieurs années ... susceptibles selon notre règlement intérieur d'affecter les subventions. voir cette page

Il sera utile de faire le point sur ce sujet voir notre règlement intérieur....

Finalement pour préparer la semaine prochaine nous "préparons" les dossiers subventions : extraction du questionnaire pour les numériser.

Vendredi 19 avril 2024

Tenue de notre AG 2024 à la Grange du Château , Maison de la Vie Associative et Citoyenne.

Mardi 16 avril 2024

Consacrée à notre AG qui se rapproche, les derniers ajustements des différents rapports moral, activité et financier sont validés reste l'organisation générale.

Nous abordons d'autres sujets qui restent à l'état de constats.

Une mise à jour d'adresse est réalisé pour notre base de données.

Mardi 9 avril 2024

Une séance avancée d'une heure, en raison de l'occupation du hall de la Grange du Château, c'est donc à 16H00 que nous nous retrouvons.

Après notre engagement à l'épreuve Grenoble  Vizille (Dimanche 7 avril) pour "encadrer et sécuriser" les parcours nous faisons un rapide debriefing sur cette activité très matinale pour être en place dès 6H30 sur les parcours des 2 randonnées. Certains commentaires seront rapportés à l'organisateur.

Rapidement nous poursuivons toutes les taches non finalisées qui concrétiserons le déroulé de notre AG du 19 avril ainsi que l'incontournable Buffet après réception du devis.

C'est le moment d'être attentif à tout ce qui pourrait perturber le déroulement de cette AG

Ça s'agite dans le Hall il est temps de quitter les lieux ....

Mardi 2 avril 2024

Deux sujets "prioritaires" à traiter au cours de cette séance.

1/Poursuivre les démarches  pour préparer sereinement notre prochaine AG du 19 avril.

Si les premières convocations ont été envoyées la semaine précédente, nous éditons et adressons par voie postale les "invitations" à nos élus ainsi qu'aux invités.

Le Rapport d'Activité fait l'objet de quelques "retouches".

Le traditionnel buffet qui clôture notre AG nécessite de prendre contact avec notre prestataire habituel. Un coup de fil efficace ...

Et les préparatifs des présentations sur écran (pour notre AG) sont déjà partiellement actualisés

2/Notre engagement pour l'épreuve sportive d'ampleur (plus de 3000 participants ) "Grenoble-Vizille" . En réalité exceptionnellement 2 groupes de RANDO et 2 groupes de TRAIL animeront cette manifestation... matinale.

L'équipe de l'OMS sera la plus matinale pour les épreuves RANDO il est donc question d'être tous en phase avec les impératifs horaires.

Par ailleurs pour répondre à une demande particulière des services de la Ville, nous réalisons le travail de numérisation de 3 dossiers de subventions et envoi par courriel.

Et les préparatifs des présentations sur écran (pour notre AG) sont déjà partiellement actualisés

Mardi 26 mars 2024

Dans le prolongement de la dernière séance sur le thème "NOTRE A.G." le calendrier s'accélère aussi nous activons l'envoi des convocations à l'ensemble des dirigeants des clubs adhérents.

Tout ce travail est facilité par notre dispositif et les courriers adressés par voie postale à chacun.

La feuille d'émargement est d'ores et déjà prête.

Par ailleurs le travail de secrétariat pour établir le rapport d'activité est très avancé et pourra être susceptible de quelques correctifs..

Par ailleurs nous évoquons aussi notre engagement dans le cadre de l'épreuve "Grenoble-Vizille" qui mobilisera plusieurs bénévoles qui ont bien voulu s'engager pour encadrer les 4 départs de "Randonnées - Trails" qui animeront notre ville.

Semaine prochaine il conviendra d'envoyer les lettres d'invitations à notre AG

Mardi 19 mars 2024

Une date qui va déterminer le plan de travail pour une partie de notre équipe: 19 AVRIL 2024 qui officialise notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire.

C'est donc le top départ pour enclencher tout le process d'organisation administrative et festive. Le plan de travail est facilité par des "documents type référence" auxquels nous sommes désormais familiers.

D'autres taches doivent aussi parallèlement remplies - relation bancaire - et finalisation des dossiers de subventions pour décliner nos appréciations auprès des Élus de notre ville.

Nous lancerons en cours de semaine l'actualisation de notre site internet et information des dirigeants par courriel.

Soirée très studieuse et intéressante.

Mardi 12 mars 2024

Comme prévu notre groupe de travail est limité.

Une séance qui s'organise à partir de plusieurs informations qui nous parviennent via notre site, notre messagerie,  notre banque.

 Il convient donc de répondre au mieux à ces impératifs. Nous poursuivons l'examen d'une mise à jour du PLAN COMPTABILITÉ 2020 car les effets porteront sur plusieurs domaines qui nous conviendra d'organiser et de gérer au mieux. En effet cette mise à jour devra être portée à la connaissance des associations via notre site, mais sans doute par des rencontres avec les trésoriers qui utilisent EXCELOMS.

Nous aurons aussi à planifier notre Assemblée Générale pour l'année écoulée.

Dans le cadre de GRENOBLE-VIZILLE qui se déroulera le dimanche 7 avril 2023, nous examinons la situation de la première heure ... affaire à suivre.

Mardi 05 mars 2024

Après une semaine "blanche" nous reprenons nos marques ... avec une "mauvaise surprise" ... celle de ne pouvoir ouvrir nos volets bloqués par un échafaudage, il est vrai qu'actuellement "la grange" est en travaux.

Cet événement ne nous empêche pas de poursuivre nos travaux dans la prolongation des dossiers de subventions, à savoir qu'après la mise à jour des "fiches entraineurs" précédemment réalisée.... Il convenait d'anticiper la saison prochaine en disposant chaque fichier "entraineurs diplômés" sur notre site ,dans l'espace de téléchargement réservé à chaque club.

Parallèlement nous rouvrons le dossier comptabilité et la mise à jour du plan comptable qui n'a pu se faire en raison de la période COVID. Il est temps d'engager le processus de communication auprès de chaque trésorier et trésorière, de mettre en ligne sur notre site  tous les documents pratiques qui avait été créés en 2000.

Une mission qui demandera un plan de travail pour que la communication auprès des dirigeants de clubs soit claire et surtout utile.

Semaine prochaine nous devrions être en effectif réduit.

Mardi 20 février 2024

Comme la semaine précédente notre activité du jour se déroule en 2 phases distinctes:

>A partir de 14 H 30 poursuivons l'exploration des comptes pour être en conformité avec les comptes de la Banque. Les outils de notre application permettent de localiser toutes les erreurs mois par mois. Un travail qui s'avère efficace pour un résultat parfait. Nous continuerons à apporter assistance et réponses sur la thématique sensible "la comptabilité" et son outil OMS.

>La deuxième phase avec notre équipe au complet sera consacré aux tâches qui finalisent tous les travaux préalables, dédiés à la détermination et répartition des aides (subventions) de la Ville.

1. A destination des dirigeants: nous éditons, sur notre site internet, un article en page Accueil , qui résume le "poids du mouvement sportif associatif" sur notre Ville. De nombreux chiffres ainsi exposés montrent que les ressources et l'engagement des responsables bénévoles ne sont pas vains.
   
   
2. Comme chaque année nous adressons à Monsieur le Maire une synthèse détaillée des écarts significatifs (plus et moins) des effectifs de plusieurs Clubs. A ce courrier sont joint tous les états très détaillés (statistiques et autres) résultante de nos travaux.

Semaine prochaine sera blanche (vacances) ... :-)

Mardi 13 février 2024

A partir de 14 H 30 à la demande d'une association nous consacrons un débriefing sur le thème "comptabilité" plus précisément l'outil développé par l'OMS (sous Excel).

Longue séance pour apporter les corrections qui s'imposent lorsque l'expérience n'est pas encore de mise. C'est bien à partir des erreurs que l'on apprend... :-) serait la conclusion de cette séance jusqu'à 17H environ.

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Cette deuxième partie qui succède à une réunion où notre groupe a répondu à l'invitation de la Ville d'Eybens en Mairie le lundi 12 Février 2024.(voir rubrique précédente )

L'objet central étant la présentation de nos travaux "essentiels" qui constituent le cœur de notre activité: le calcul de la répartitions des subventions à destination des 24 associations membres de l'OMS.

Remarque : c'est enfin "la sortie" de la période COVID où les subventions ont été reconduites par 2 fois sans tenir compte des éléments critériés recueillis auprès de nos adhérents.

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Plusieurs travaux sont engagés :

- La comptabilité où le trésorier et son Adjoint finalise l'exercice comptable annuel clos au 31/12/2023

Il est important bien observer les changements sur nos "immobilisations de matériel" qui sont survenus lors et après notre emménagement à la Grange du Château. La rigueur est donc un des aspects les plus importants en la matière.

Autre point laborieux auquel se sont attachées notre secrétaire et son adjoint pour mettre à jour les "fiches entraîneurs diplômés" ces fiches feront partie du prochain questionnaire pour la saison prochaine. Une mission où l'observation et l'attention sont réellement sollicités. En effet la gestion des diplômes nouveaux et supprimés sont importants. Les fichiers correspondant à ces fiches (page N°7 du questionnaire) seront mis sur notre site dès la semaine prochaine.

Enfin une mise à jour et formatage des contacts mails correspondant aux Associations indépendamment des Président.e.s et Co-Président.e.s!   .... pour n'oublier personne dans nos échanges avec les Clubs.

Lundi12 février 2024

Nous travaux consacrés au calcul de la répartitions des aides de la Ville (subventions) sont l'objet de cette réunion avec les Élus de la Ville et responsables techniques.

C'est donc en Mairie que nous fournissons tous nos états détaillés et comparatifs associés de tous les composants de ces aides.

Les commentaires se sont focalisés surtout sur des  variations notables, ainsi que le respect des délais qui cette année à fortement impacté notre calendrier.

Mardi 6 février 2024

Après 1 mois d'absence nos deux compères sont de retour et un temps d'échanges permet à l'équipe de retrouver ses "bons" réflexes.

Au cœur de cette séance la préparation des fichiers nombreux qui seront présentés dès lundi prochain aux Élus de la Ville. Malheureusement un fichier récalcitrant nous retarde dans nos mises à jour.

Déjà évoqué précédemment, les deux saisons précédentes avec "reconduction des subventions" nous empêche  d'automatiser la page de comparaison de la saison en cours et la précédente. Il convient donc de saisir la "foultitude" de chiffres.

D'autres travaux annexes réalisés par notre trésorier et adjoint viendront compléter cette séance.

Nous devrons préparer tous les documents qui seront présentés lundi.... une petite séance sera nécessaire pour être OK.

Mardi 30 janvier 2024

Toujours avec une équipe réduite, cette séance est consacrée à la prochaine rencontre que nous aurons avec les élus de la Ville pour la présentation de nos travaux, à savoir le calcul des aides - subventions - et leurs répartitions.

Cette présentation se fera sur la même base budgétaire que l'année précédente.

La reconductions des aides pendant 2 années successives nous obligent à inscrire manuellement des données comparatives, ne pouvant pas utiliser les capacités automatiques de notre outil de travail.

La lecture de nos tableaux comparatifs montrent quelques écarts notables que nous devront que nous devrons commenter lors de notre présentation aux élus.

Par la même occasion nous préparons un prochain article pour notre site internet qui apportera une vision globale de la vie associative sportive de nos associations.

Au cours de cette séance nous éditons les courriers à destination des dirigeants : Accusés de réception de d'encaissement des chèques de cotisations .... et dans la froidure les déposons dans boites courriers des Clubs.

Mardi 23 janvier 2024

Nouvelle avec un horaire décalé à 13H30 en raison des problèmes inhérents à la chute d'un Arbre sur la "Grange du Château" et une contrainte de 2 heures d'activités...

Le but final analyse des D.I.D (Dossiers d'Investissements des Dirigeants) dossiers non obligatoires, contrairement au questionnaire principal. Les  dossiers étaient, dans l'ensemble correctement complétés et nous avons exceptionnellement l'impasse sur des anomalies mineures, car il devenait urgent de finaliser le calcul des aides attribuées.

Ce travail fut réalisé avec efficacité et nous ne pouvions qu'être satisfait d'être prêt à rendre notre copie lors d'une prochaine rencontre avec les élus de notre ville.

Mardi 16 janvier 2024

Séance avec un horaire décalé qui ne change pas nos objectifs de la séance : traiter les D.I.D (Dossiers Investissement des Dirigeants) qui viennent compléter les "Aides de Fonctionnement".

Une mise à jour de notre site pour mettre à jour le "suivi des dossiers" que nous avons réceptionnés.

Puis retrouver les outils qui nous permettrons de traiter le suivi de ces dossiers qui exigent beaucoup d'attention... Mais depuis 2 ans où nous n'avions pas traité ces dossiers (en raison de la reconduction des subventions d'avant COVID le contexte a été "bouleversé" concernant la sous rubrique "Renoncement de remboursement de frais de déplacements en compétitions. En effet les barèmes ont profondément changé pour les déplacements 2022 où nous passons d'un tarif kilométrique UNIQUE à un barème différencié selon la puissance CV du véhicule utilisé + la catégorie Essence ou Électrique....

Mauvaise surprise pour l'avancée de nos travaux car la refonte de l'outil a exigé de profondes modifications et de vérifications de notre application - outil de travail incontournable-.

Nous en avons amélioré par la même occasion la maintenance.

Séance en demi teinte car nous devrons dès la semaine prochaine finaliser, si possible, cette mission.

Mardi 9 janvier 2024

Précédant  notre séance hebdomadaire de travail, une trésorière (nouvelle) utilisant l'outil Exceloms etsouhaitant clôturer les comptes à fait appel à notre assistance pour faire les manipulations dans les règles de l'art. Des ennuis avec son ordi portable nous empêchant de réaliser cette manœuvre, nous poursuivons sur notre ordinateur de bureau.

Les échanges furent très instructifs et éventuellement nécessiterons une nouvelle rencontre.

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17H00 Après plusieurs semaines nous nous retrouvons (partiellement) pour poursuivre nos travaux sur les dossiers de subventions. La visite prévue de M. Denis Grosjean (élu municipal) nous permet de faire le point sur l'avancée des dossiers de subventions- Le nombre de dossiers imparfaits ont particulièrement handicapé le processus d’enregistrements des données pour déterminer les aides financières.

Un retard évident lorsque, à ce jour, nous n'avons pas "ouvert" les "Dossiers Investissement des Dirigeants" très exigeants pour en extraire les données et calculer les 4 rubriques pour définir le montant des subventions Investissements des Dirigeants.

En fin de séance un courriel d'alerte est adressé à une équipe dirigeante pour normaliser leur dossier.

Semaine prochaine exceptionnellement nous nous retrouverons dès 15 heures