Dernière mise à jour : 24/02/2024

Cet onglet est l'élément incontournable puisqu'il a pour objet de recueillir toutes les opérations d'enregistrements des écritures comptables faites par l'Usager.

Il a été créé pour enregistrer sur une même page toutes les écritures de "JOURNAUX différents" qui,  pour information avec des logiciels spécialisés s'effectue sur des pages contextuelles différentes.

Cet onglet présente de nombreuses mentions (partie haute)  qui ont vocation à informer ou alerter l'usager, en dehors des plages de saisie d'enregistrement des écritures. Et cette plage est accessible contrairement à d'autres cellules qui sont verrouillées.

En savoir plus sur la notion de Journaux

Comme indiqué ci-dessus, dans une application professionnelle vous est proposé d'enregistrer vos écritures dans des espaces aménagés  à la spécificité ou nature des écritures.

Ainsi  les journaux nommés : A-Nouveau - Caisse - Banque - Opérations Diverses - Achat - Fournisseurs - font partie intégrante de ces applications de comptabilité.

Pour l'usage de notre version sous EXCEL les opérations d’enregistrement sont simplifiées car il n'y a pas d'espaces aménagées particuliers et que la notion de Journaux est juste à préciser dans la colonne E à partir de la cellule E11 et lignes suivantes.

Les Journaux sont symbolisés par 2 lettres  dans la colonne JAL:

• AN pour journal des A-Nouveaux
• BQ pour journal de Banque
• CA  pour journal de Caisse
• OD pour journal des Opération Diverses

Les écritures AN sont exclusivement utilisées en début d'exercice pour déclarer les soldes des comptes de Bilan de l'exercice précédent - O B L I G A T O I R E -

Les écritures BQ uniquement si les enregistrements utilisent un CPC de Banque (512xxx ) - Ce journal BQ est certainement le plus utilisé.

Les écritures CA uniquement si les enregistrements utilises un CPC de Caisse (531xxx ) - Ce journal CA reste mineure dans son usage qui doit être "rapproché" des espèces détenues.

Les écritures OD ... c'est le reste utilisé pour les écritures dites de régularisations ou les salaires

A noter que cette notion de JOURNAUX n'est qu'un "indicateur" qui n'a pas d'effet sur les différentes lignes comptables enregistrées et des soldes finaux.

La plage supérieure qui reste fixe constituée de 10 lignes.

Les nombreux outils et informations qui la complète ont des objectifs divers qui seront développés dans les rubriques suivantes.

Certains sont explicites et d'autres signalent des alertes.

La plage inférieure destinée à l'enregistrement des écritures traditionnelles suivie  d'une plage de même type réservées aux  "contributions volontaires".

La plage connexe de droite affiche les libellés des CPC utilisés avec des codes couleur en cas d'erreur.

D'autres plages existent sur les colonnes de droite. Elles sont, pour certaines, masquées afin d' éviter toute interventions malencontreuses aux conséquences importantes (déclaration d'erreurs ... )

Nous supposerons dans cette rubrique que vous maitrisez le principe d'enregistrement des écritures comptables d'une dossier où  l'enregistrement au Débit correspond le même montant pour un enregistrement au Crédit (appelé contrepartie).

Dans l'illustration suivante : 2 situations ou la balance DÉBIT = CRÉDIT :

• Dossier 15 : UNE écriture au DÉBIT correspond UNE écriture au CRÉDIT pour 250 €
• Dossier 16 : DEUX écriture au DÉBIT correspond UNE écriture au CRÉDIT

Cette règle est le principe même de la contrepartie -

Nous supposerons dans ce descriptif vous avez parfaitement assimilé les modalités de saisie des écritures, qui pour chaque opération  2 écritures au moins sont réunies sous un même numéro de pièce.

Ainsi, après chaque opération ou enregistrement le numéro de pièce doit être incrémenté (voir plus loin l'usage des "Boutons")

Dès qu'une cellule apparait en rouge c'est le signal d'une erreur de saisie!

Voir ci-après quelques recommandations:

ANNULATION D'ENREGISTREMENTS - Comment Procéder ?

Exemple vous avez saisi 2 fois des écritures dans le flot de vos enregistrements.

Le mauvais réflexe est de supprimer les lignes entières de ce doublon .... RAPPEL  C'est INTERDIT! (voir ci-dessus)

La solution est d'annuler le contenu de toutes les cellules concernées de la colonne B à L.

Ainsi vous trouvez en situation de "Lignes Vides"  une alerte vous est signifiée.

Voir la solution ci-dessus.

Colonne I [N°CHQ ou autres]

Respectivement pour préciser le détail pour toute opération au CRÉDIT d'un CPC BANQUE (N°chèque, carte, prélèvement, ... ) la cellule qui doit être renseignée passe en couleur vert pâle pour vous signifier de renseigner la nature du paiement.

Débutons par des aspects pratiques et simples à mettre en œuvre.

Avec le suivi permanent du solde de 3 CPC de votre choix et qui portent un intérêt particulier pour votre gestion ... par exemple le solde du compte courant Banque

Exemple 1:

Dans l'illustration suivante il est clairement affiché qu'un problème a été identifié et affiché : Cellule responsable en rouge  , et colonne "Intitulé CPC" avec la mention FAUX sur fond orangé

Exemple 2:

Dans l'illustration suivante il ne s'agit pas d'un problème de CPC faux (pas de cellule en rouge) mais d'une différence (ici 1,00 €)  entre le débit et le crédit d'un enregistrement. Soyez très attentif à cette alerte est à corriger immédiatement...

Dans le cas contraire (vous continuez la saisie de vos écritures... c'est pas bien ! ) vous risquez de perdre le fil et ne plus savoir le numéro de pièce concerné.
Comment retrouver le numéro de pièce erroné ?

Voir flèche jaune de l'illustration : Cliquer sur le bouton orange [vérifier la balance par N° de pièce]

l'illustration 3 suivante vous apporte la réponse.

Nous verrons que lors de la clôture des comptes en fin d'exercice, avant l'enregistrement du résultat il est vivement recommandé d'activer cette vérification de Balance par N° de pièce.

Exemple 3:

La colonne I "N°Chèque ou liste" : Dans cette colonne il est recommandé d'indiquer le mode de règlement  en rapport avec la banque: Virement, Carte, Prélèvement, Chèque périmé, numéros de chèque (Obligatoire), Autres, ...)

Si vous enregistrez 2 fois le même numéro de chèque, 2 situations sont possibles

• Vous avez enregistré en doublon la même écriture : Une alerte vous mentionne ce doublon basé sur le numéro de chèque - Supprimez le contenu des cellules du doublon et penser à activer le tri  voir (plus haut).
• Vous avez enregistré le même numéro de chèque pour 2 enregistrements distincts.
  Une ALERTE vous signale cette anomalie charge à vous de déterminer l'enregistrement concerné et le corriger.
• • Dans ce cas utilisez les facultés de l'onglet JOURNAL Filtre, en filtrant la colonne des numéros de chèques puis en cochant le numéro de chèque concerné (dans l’exemple: 352), ainsi vous obtiendrez la sélection des écritures concernées.
  
  Voir illustration ci-dessous

Exemple 4:

Cette situation ne constitue pas vraiment une alerte, elle fait suite à l'enregistrement du résultat que vous avez généré lors de la fin de l'exercice. (Voir BILAN et ETAT Report)

De fait la balance est déclarée fausse, mais - TOUT EST NORMAL -

remarque A partir de la version  V4 2023.xx.xx     l’État BALANCE précise clairement la situation. voir illustration 4 (b)

*Préconisations

En préambule à ce chapitre, nous préconisons  aux usagers de se référer aux relevés de compte de la Banque pour enregistrer les écritures et tout particulièrement les mêmes dates.

Pourquoi ?

Vous êtes certains d'avoir un rapprochement bancaire comptable parfait.

(remarques: sans attendre le relevé papier vous pouvez toujours consulter vos comptes sur le site de votre banque).

Naturellement d'autres écritures sont susceptibles d'être enregistrées dès lors qu'elles n'activent pas les CPC Banque.

(Fournisseurs, Régularisations, ...)

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En se référant à l'illustration ci-dessus 2 particularités sont encadrées ou fléchées.

Encadrées :

La règle de base est que tout CPC [col G] relatif à la Banque (512...) est coloré en violet  pour accentuer sa visibilité, et dans la colonne  droite  [col L] "Pointé"  possède la même spécificité en rapport avec le CPC Banque.

Cela signifie que vos écritures se sont pas considérées comme "pointées" avec votre relevé de banque.

Il s'agit donc, pour cette colonne de concrétiser votre rapprochement en mettant dans la colonne "Pointé" soit le numéro de votre relevé bancaire, soit tout autre caractère (privilégier le numéro de relevé).

Après pointage, vous constaterez que le surlignage violet disparait.

Fléchées

Dans la colonne "N° CHQ ou Liste"  nous découvrons une cellule encadrée rouge et colorée en vert clair, cet affichage automatique, va de pair avec un avertissement dans le bandeau supérieur : cellule verte à compléter.

Cela signifie dans le cas présent que pour toute écriture Créditant   un CPC Banque  le mode  de règlement doit être précisé dans cette cellule verte.

Dans cette colonne apparaitrons les différents propositions : Carte, Autres Chèque Périmé, et tous les numéros de chèques enregistrés dans l'onglet [SuiviChqs]

Il est donc OBLIGATOIRE de renseigner la zone des chéquiers et n° de chèques en votre possession.